Julkinen rekisterinpitäjä ylläpitää hallituksen tai julkisten virastojen tiedostoja ja tietueita. Hän voi olla vastuussa pienen paikallisyhteisön tai laajemman alueen tai lähiympäristön asiakirjoista. Joissakin tehtävissä virkailija voi myös olla vastuussa uusien tietojen tallentamisesta, jotka tulevat osaksi toimiston tietokantaa.
Tämän työn vastuut vaihtelevat julkisen rekisteritoimiston maantieteellisen sijainnin mukaan. Julkiset rekisterit määritellään ja järjestetään eri tavalla kussakin maassa ja lainkäyttöalueella. Jotkut julkiset organisaatiot tallentavat ja arkistoivat vain henkilökohtaisia tietoja, kuten syntymä- ja kuolintodistuksia, avioliitto- ja kansalaisliiton lisenssejä ja avioeroasetuksia. Toiset keskittyvät keräämään tietoja maan ja kiinteistöjen myynnistä tai siirrosta, kaavoitusalueista, julkisesta maankäytöstä ja yleisistä väestötiedoista. Joissakin tapauksissa yksi virasto voi käsitellä kaikkia julkisia tietoja.
Useiden vuosien ajan julkisen rekisterinpitäjän oli yleensä kerättävä ja säilytettävä kaikkien tietueiden ja asiakirjojen paperitiedostot. 1980 -luvulla monet tietueet siirrettiin mikroficheen tallennuksen ja käytön helpottamiseksi. Noin vuosikymmentä myöhemmin tietokoneen kiintolevytila korvasi microfichen ensisijaisena järjestelmänä julkisten tietueiden tallentamiseen ja suojaamiseen. Näiden edistysaskeleiden perusteella julkisen rekisterinpitäjän työ kehittyi. Nykyään häneltä odotetaan yleisesti atk -taitoja tietojen tallentamiseen, käyttämiseen ja levittämiseen. Joissakin tapauksissa mikrofilillä ja paperilla olevat tiedostot siirretään edelleen tietokoneen tietokantaan. Tämä on tavallisesti myös osa hänen työtään.
Koska monet julkiset tietueet ovat saatavilla verkossa, julkisen rekisterinpitäjän on usein autettava ihmisiä pääsemään niihin käsiksi. Tämä vaatii usein häntä tarjoamaan puhelin- tai sähköpostitukea. Joissakin tapauksissa hänen odotetaan keräävän maksuja verkossa tai postitse pyydetyistä asiakirjoista.
Vaikka termi julkiset tiedot viittaa siihen, että niiden sisältämät tiedot ovat helposti yleisön saatavilla, näin ei yleensä ole. Säännöt, jotka koskevat yleisölle saatavilla olevia tietueita, vaihtelevat alueittain. Julkisen rekisterinpitäjän odotetaan tyypillisesti tietävän, mitkä tietueet ovat julkisesti tarkastettavissa ja mitkä vain niitä, joilla on haasteet tai tuomiot.
Julkisten rekistereiden virka vaatii yleensä lukion tutkinnon tai vastaavan. Tieto- tai tietotekniikan tuntemus tai kokemus on usein edullista. Yleensä vaaditaan hyviä suhdetoimintataitoja sekä vahvaa taustaa tiedostojen ja tietueiden ylläpidossa. Jotkut työnantajat tarvitsevat työkokemusta asiakassuhteista tai hallinnollisesta tuesta.