Rahastonhoitajan asema löytyy perinteisesti voittoa tavoittelemattomasta organisaatiosta tai valtion haarasta, jonka tarkoitus on omistaa verovelvollisuus. Tässä roolissa yksilö jakaa tulot luokkiin tai varoihin, jotta voidaan tunnistaa sekä lähde että varojen käyttötapa. Näin ollen rahaston kirjanpitäjä on vastuussa hyvien taloudenhoitokäytäntöjen osoittamisesta, organisaation taloudellisen aseman määrittämisestä, suunnittelusta ja budjetoinnista, kassavirran seurannasta ja kommunikoinnista keskeisten sidosryhmien kanssa.
Rahaston kirjanpidossa tavoitteena on jakaa rahoitustoimet kategorisesti yleisten ja rajoitettujen rahastojen kesken, koska jokaisella rahastolla on erityinen ja hyväksytty tarkoitus. Yleinen rahasto kattaa toimintakulut, kuten työntekijöiden palkat, toimistotarvikkeet ja ylläpitokulut; sitä vastoin erityisrahastoja rajoitetaan sen varmistamiseksi, että niitä käytetään vain toiminnan rahoittamiseen, jonka varojen tarjoaja tai lahjoittaja on nimenomaisesti määritellyt hyväksytyiksi menoiksi. Pohjimmiltaan rahastojen kirjanpidon avulla organisaatiot voivat seurata menotoimintaa varmistaakseen, että rajoitetut varat kohdennetaan oikein. Vaikka organisaation on tärkeää kohdentaa rahansa oikein liiketoiminnan näkökulmasta, se on tärkeää myös niille henkilöille, jotka tarjoavat järjestölle varoja. Ihmiset, jotka antavat rahaa hyväntekeväisyysjärjestölle, yritykselle tai muulle organisaatiolle, haluavat tietää, että organisaatio käyttää rahaa tehokkaasti.
Rahaston kirjanpitäjä on vastuussa tilivelvollisuuden ja taloudenhoidon osoittamisesta arvioimalla, käyttikö organisaatio varoja asianmukaisesti ja dokumentoi ne asianmukaisesti. Rahaston kirjanpitäjä määrittää myös yrityksen taloudellisen aseman tunnistamalla käytettävissä olevat resurssit, niiden arvon ja mahdolliset taloudelliset vaikutukset, joita organisaatiolla voi olla, jos ne vaihdetaan tai poistetaan. Rahastotilintarkastajat ryhmittävät varat ja velat sen erityistarkoituksen mukaan, johon niitä käytetään varmistaakseen, että varat ja vapaat varat pysyvät erillään.
Perinteiset voittoa tavoittelevat yritykset keskittyvät kannattavuuteen ja niillä on yksi pääkirja. Päinvastoin, rahaston kirjanpitäjät ylläpitävät useampaa kuin yhtä pääkirjaa lahjoittajan ja kulutustoiminnan mukaan. Esimerkiksi voi olla yleinen tili, jota käytetään rajoittamattomiin varoihin, ja rakennusrahastotili, jota käytetään rakentamiseen käytettävissä olevan rahan seurantaan.
Budjetointi on myös keskeinen vastuu, koska rahaston kirjanpitäjien on määritettävä, miten varat jaetaan ja mitä resursseja tarvitaan tietylle hankkeelle. Lisäksi rahaston kirjanpitäjä on vastuussa organisaation taloudellisen suorituskyvyn arvioinnista verrattuna ehdotettuihin tavoitteisiin toiminnan tehokkuuden takaamiseksi. Tämä asema arvioi rahastojen toimintaa seuratakseen menotoimintaa ja suunnitellakseen ennakoimattomia tilanteita. Lopuksi tehokas rahaston kirjanpitäjä välittää ytimekkäästi päätöksentekijöille välttämättömät taloudelliset tiedot selkeästi ja luotettavasti.