Lääkärit käyttävät vakio -ohjeita määrittelemään, onko sairaalaan pääsy sairaalaan potilaalle perusteltua. Lääkärit harkitsevat tilan vakavuutta, jos se todennäköisesti pahenee ilman sairaalahoitoa, ja diagnostisten testien tarvetta. Kaikki sairaalahoitoon pääsyn kriteerit on yleensä dokumentoitava osoittamaan, että ne ovat lääketieteellisesti sopivia ja tarpeellisia. Vakuutusturva ja valtion tukemat terveydenhuoltopalvelut saatetaan evätä, jos sairaalaan pääsyä koskevat vaatimukset eivät täyty.
Lääkärit ja sairaalan henkilökunta käyttävät tyypillisesti seulontatyökaluja selvittääkseen, täyttävätkö avohoidon palvelut, tarkkailupalvelut tai sairaalaan pääsy asetetut ohjeet. Avohoitopalveluja voidaan tarjota sairaalan osassa, klinikalla tai lääkärin vastaanotolla. Jotkut avohoitopalvelut sopivat potilaan kotiin.
Tarkkailupalvelut tapahtuvat tyypillisesti sairaalassa, ja ne voivat johtaa pääsyyn tai eivät. Useimmilla alueilla ohjeet määräävät, kuinka kauan potilasta voidaan tarkkailla arviointia tai hoitoa varten. Hoitohenkilökunta valvoo tyypillisesti potilasta sairaalan poliklinikalla sairauden tai vamman vakavuuden mittaamiseksi.
Tyypilliset tarkkailupalvelut kattavat enintään 24 tunnin jakson. Aikaa voidaan pidentää tietyissä olosuhteissa, kuten sydänongelmien oireissa, hengitysvaikeuksissa, virtsatieinfektioissa tai munuaissairauden oireissa. Jotkut sairaalat tarkkailevat potilaita, kun he kärsivät diabeteksesta, korkeasta verenpaineesta, selkäkipuista ja luunmurtumista.
Kun harkitaan sairaalaan pääsyä, päätelmä tyypillisesti osoittaa, että avo- tai tarkkailupalvelut eivät vastaa potilaan tarpeisiin. Potilas saattaa pahentua tarkkailun alaisena ja tarvita voimakkaampaa lääketieteellistä hoitoa tai diagnostista testausta, joka edellyttää sairaalaan pääsyä. Sairaalahoito voi tapahtua myös, jos komplikaatioita syntyy avohoidosta tai kun elintoiminnot ovat epänormaaleja eivätkä parane.
Muita sairaalahoitokriteerejä ovat tapaukset, joissa nainen on aktiivisessa synnytyksessä ja synnytystä odotetaan. Jos potilas tarvitsee sedaatiota testausta tai toimenpidettä varten ja hän on liian epävakaa saadakseen avohoitoa, hoito voidaan määrätä. Toinen syy, miksi potilas saatetaan viedä sairaalaan, on huonontunut terveys, jota on seurattava teknologisesti kehittyneillä laitteilla, joita ei ole saatavilla sairaalan ulkopuolella.
Sairaalaan otetun potilaan sairauskertomukset täyttävät yleensä vakuutusyhtiöiden ja valtion terveysohjelmien asettamat kriteerit. Ne kuvaavat potilaan lääketieteellisiä tarpeita ja selittävät testitulokset. Nämä asiakirjat sisältävät yleensä potilaan sairaushistorian ja sairaalahoitoa vaativan sairauden tai vamman vakavuuden.