Sairaustietojen ylläpitäjä on vastuussa sairaalan, klinikan tai sairaalan sairauskertomusjärjestelmien valvonnasta. Tämä voi sisältää henkilöstön johtamisen, joka suorittaa useita tehtäviä sen varmistamiseksi, että potilastiedot ovat turvassa ja että niitä ylläpidetään sovellettavien standardien tai määräysten mukaisesti. Järjestelmänvalvojien on suunniteltava ja ohjattava henkilöstön työtä ja annettava tarvittava koulutus. Järjestelmänvalvoja määrittää usein lääketieteellisen kirjanpidon tyypin ja käytetyt järjestelmät. Potilaskertomuksen ylläpitäjän on kyettävä ylläpitämään hyviä työsuhteita asianajajien, lakimiesten, valtion virastojen virkamiesten ja muiden ammattilaisten kanssa maksun varmistamiseksi.
Yksi tämän tehtävän tärkeimmistä näkökohdista on potilastietojen henkilöstön toiminnan suunnittelu, ohjaaminen ja arviointi. Sairaustietojen ylläpitäjä haastattelee tyypillisesti ihmisiä eri henkilöstöpaikkojen täyttämiseksi tai antaa suosituksia henkilöstön palkkaamisesta. Ohjaaminen tai kurinpitotoimenpiteet ovat myös suuri osa tämän työn päivittäisiä tehtäviä. Järjestelmänvalvoja voi myös kouluttaa henkilökunnan jäseniä suorittamaan erityistehtävänsä ja lukuisissa säännöissä, jotka koskevat potilastietojen ylläpitoa, luottamuksellisuutta, säilyttämistä, käsittelyä ja julkaisemista.
Toinen potilastietojen ylläpitäjän vastuu on laatia asianmukaiset menettelyt ja käytännöt, jotka koskevat potilastietojen sisältöä, luottamuksellisuutta ja käsittelyä. Tämä voi edellyttää digitaalisen tai automatisoidun potilaskertomusarkistojärjestelmän käyttöä, yhteenvetoraporttien valmistelua hallintoa varten ja menettelytapojen laatimista hallinnoitujen hoitopalvelujen tarjoajien toimittamien potilastietojen säilyttämiseksi. Sairaustietojen ylläpitäjä voi myös valita ulkopuolisia myyjän palveluntarjoajia, joita tarvitaan potilastietojen kopioimiseen ja transkriptioon, ja varmistaa, että nämä myyjät noudattavat potilastietojen yksityisyyttä koskevia määräyksiä. Pysyäkseen ajan tasalla uusimmista menetelmistä ja määräyksistä, joita sovelletaan potilastietoihin, järjestelmänvalvojan on ehkä myös osallistuttava jatkuvaan koulutukseen ja pidettävä valtakirjat rekisteröityjen terveystietojen ylläpitäjänä.
Sairaustietojen ylläpitäjän on kyettävä ymmärtämään ja tulkitsemaan sovellettavia lakeja ja määräyksiä, jotka koskevat käsittelymenetelmiä ja luottamuksellisuutta. Järjestelmänvalvojien on voitava olla säännöllisesti tekemisissä asianajajien, valtion virkamiesten, ammattilaisten ja jopa suuren yleisön kanssa. Tämä edellyttää, että järjestelmänvalvoja pystyy kommunikoimaan tehokkaasti monien eri ihmisten kanssa. Yksi tämän työn suurimmista tehtävistä on varmistaa lääketieteellisten tietojen luottamuksellisuus. Potilastietoja koskevien lakisääteisten määräysten noudattaminen varmistaa, että kolmannet osapuolet maksavat maksut ja palkkiot oikein ja oikea-aikaisesti.