Monissa toimistoissa ja oikeussalissa tietoasiantuntijat käyttävät diktafonitranskriptaattoreita puheiden tallentamiseen ja käsittelyyn eri tapahtumien dokumentoimiseksi. Diktafonit ovat olleet käytössä 1900 -luvun alusta lähtien, ja ne ovat korostaneet liike-, oikeus- ja terveydenhuollon ammattilaisten pöytiä tärkeänä työkaluna tiedonhallinnassa. Transkriptiolaitteita käyttävät useimmiten lääkärit, sihteerit ja tuomioistuinten tallentimet, mutta myös kirjailijat, opettajat ja muut ammattilaiset käyttävät niitä puhuttujen muistiinpanojen tallentamiseen ja käsittelyyn.
Vaikka yhdysvaltalaisella keksijällä Thomas Edisonilla oli ratkaiseva rooli keksinnössä, ensimmäiset sanelukoneet olivat virallisesti kuluttajien saatavilla vasta vuonna 1907, jolloin Columbia Graphophone Companyn tavaramerkki oli ”Dictaphone”. Tämän varhaisen version ansiosta käyttäjät voivat tallentaa äänensä vahasylintereihin, jotka voidaan toistaa myöhempää kuuntelua varten. Tätä primitiivistä laitetta käytettiin usein tuon ajan poliittisten ja kansalaisjohtajien suurten puheiden tallentamiseen.
1950 -luvulla diktafonitranskriptori muutettiin tekniikan saavutusten vuoksi pienemmäksi pöytäkoneeksi, joka käytti magneettikuvausta nauhalla tallennusmateriaalina. Nykypäivän sanelinkirjoitin voi olla pienikokoinen kuin kynä ja sitä voi olla kahdessa muodossa: kasettinauha tai digitaalinen äänitallennus. Lisäksi monet transkriptorit on nyt integroitu puhelin- ja tietokoneohjelmistopohjaisiin järjestelmiin, mikä luo turvallisemman ympäristön valtavien tietomäärien tallentamiseen.
Saneluohjelmistoja löytyy monista toimistoista, koska niiden avulla käyttäjät voivat helposti tallentaa puhutut muistiinpanot myöhempää käyttöä varten. Jotkut sanelimen käyttäjät haluavat pitää tietueensa äänitallennetussa muodossa, mutta monet muut käyttävät transkriptiopalvelun palveluja peittääkseen puhutut tietueet kirjalliseksi tekstiksi. Useimmiten tämän tehtävän hoitaa toimistosihteeri, avustaja tai ammattikirjoittaja, jotka kaikki osaavat kuunnella ja tallentaa muistiinpanoja toimialakohtaisiin kirjallisiin muotoihin.
Diktafonitranskriptorin käytännön käyttötarkoituksiin kuuluu tapausmuistioiden tallentaminen oikeudenkäyntejä varten, lääkärin laatimat raportit lääkärintarkastuksista sekä julkisten ja yritysten kokousten tallennus. Lisäksi monet ammattilaiset, kuten kirjailijat, opettajat ja julkiset puhujat, käyttävät transkriptoijia muistiinpanojen tallentamiseen, jotka myöhemmin käännetään kirjallisiin teoksiin, kuten raportteihin ja kirjoihin. Oppilaat käyttävät usein myös transkriptoijia, jotka haluavat välttää kirjallisten muistiinpanojen tekemistä luokan aikana.
Puheentunnistustekniikan ja puheäänitallennussovelluksia sisältävien mobiililaitteiden lisääntymisen myötä perinteisestä sanelutranskriptorista voi tulla menneisyys. Kuitenkin niin kauan kuin tietoja on luotava ja tallennettava, transkriptio on todennäköisesti edelleen arvokas osa liiketoimintaa maailmassa. Transkriptiota hallitaan vain tehokkaammin ja turvallisemmin kuin vanhanaikaiset sanelulaitteet voivat tarjota.