Osaston virkailija on hallinnollinen avustaja, joka työskentelee sairaalassa tai lääkäriasemalla. Hän on vastuussa potilastiedostojen luomisesta ja päivittämisestä, kun he saavat hoitoa. Osaston virkailija vastaa myös puhelimiin ja antaa hyödyllistä tietoa vierailijoille ja potilaille. Useimmat seurakunnan virkailijat saavat työharjoittelua perehtyäkseen lääketieteelliseen terminologiaan, erikoistuneisiin tietokonejärjestelmiin ja paperitekniikoihin. Koska useimmat sairaalat ovat avoinna ympäri vuorokauden, seurakunnan virkailija voi työskennellä päivä-, ilta- tai yötyövuoroina arkisin tai viikonloppuisin.
Osastotyöntekijät tuntevat hyvin sairaalansa tai siipensä rakenteen. He pitävät kirjaa avoimista tutkimushuoneista, jotta uudet potilaat voidaan siirtää nopeasti sairaalaan sopiville alueille, jolloin lääkärit ja sairaanhoitajat voivat olla tehokkaampia kierroksillaan. Virkailijat käsittelevät sairaushistorian ja vakuutuslomakkeet, jotka potilaat tai heidän huoltajansa täyttävät, kun he pääsevät sairaalaan, ja luovat sekä paperisia että sähköisiä potilastiedostoja.
Sairaanhoitajat ja lääkärit kirjaavat tiedot potilaan oireista, diagnoosista ja hoidosta erikoislomakkeisiin. Osaston virkailija kirjoittaa täytetyn lomakkeen ja syöttää tiedot potilaan tiedostoon. Virkailijan on välttämätöntä ymmärtää yleinen lääketieteellinen terminologia, lyhenteet ja erityyppiset lääkkeet potilastietojen tarkkaa käsittelyä varten. Kun henkilö vapautetaan, virkailija kirjaa irtisanomisen päivämäärän ja kellonajan ja välittää tiedot lääketieteen laskutus- ja koodausasiantuntijoille.
Potilastiedostojen säilyttämisen lisäksi osaston virkailija toimii myös vastaanottovirkailijana. Hän vastaa puhelimiin, hakee lääkäreitä ja sairaanhoitajia ja ohjaa kävijät potilaiden huoneisiin. Virkailijan odotetaan yleensä olevan ystävällinen, avulias ja tehokas auttamaan henkiä ja ylläpitämään järjestystä kiireisessä sairaalassa. Useimmissa tilanteissa osastojen virkailijat saavat koulutusta ensiavun antamiseen ja potilaiden elintoimintojen tarkistamiseen tilanteissa, joissa muuta lääkintähenkilöstöä ei ole heti saatavilla.
Ylioppilastutkinto on yleensä vähimmäisvaatimus tullakseen seurakunnan virkailijaksi. Jotkut suuret sairaalat haluavat palkata uusia virkailijoita, joilla on aiempaa kokemusta terveydenhuollosta tai asiakaspalvelusta. Uusi seurakunnan virkailija saa työssä koulutusta kokeneilta sairaanhoitajilta ja sihteereiltä, jotka voivat selittää käytännöt, menettelytavat ja tietokoneohjelmat.
Osastotyöntekijöillä on runsaasti kehittymismahdollisuuksia kokemuksella, todistetuilla taidoilla ja jatkokoulutuksella. Ammattilainen voidaan ylentää esimiestehtäviin, valvoa muita virkailijoita ja tehdä tärkeitä päätöksiä vaikeuksien sattuessa. Monet virkailijat haluavat osallistua hoitotyöhön tai lääketieteelliseen kouluun työskennellessään osa-aikaisesti jatkaakseen muita uransa terveydenhuollon aloilla.