Sihteereillä voi olla erilaisia tehtäviä työpaikastaan riippuen, mutta yleensä he ovat vastuussa toimistojen sujuvasta toiminnasta suorittamalla erilaisia hallinnollisia ja matalan tason johtotehtäviä. Nämä ammattilaiset vastaavat yleensä puhelimiin ja sähköpostiviesteihin ja hallinnoivat arkistointijärjestelmiä; he voivat myös lajitella postia, järjestää kokouksia ja koordinoida toimistojen välistä viestintää. Useimmissa tapauksissa työtä pidetään “lähtötasona”, mikä tarkoittaa, että menestykseen ei vaadita erityisiä taitoja tai koulutusta. Aivan sama, yleensä on tilaa kehittyä. Ihmiset, joilla on paljon potentiaalia tai kokemusta, joutuvat usein pyrkimään yhä arvostavampiin työpaikkoihin, joilla on yhä korkeampi palkka.
Hallinnolliset avustajat, virkailijat ja henkilökohtaiset avustajat kuuluvat yleensä tähän sateenvarjoon. Kaikki nämä tehtävät ovat hallinnollisia ja keskittyvät yleensä paperityöhön ja sähköiseen asiakirjojen hallintaan. Yksi ainoista poikkeuksista on hallituksen tason tai muut viralliset ”sihteerit”, kuten puolustusministeri tai valtiovarainministeri. Vaikka nämä nimikkeet voivat viitata puhtaasti matalan tason tehtävään, virkamiehet näissä rooleissa ovat yleensä melko korkealla tasolla ja eivät yleensä tee juurikaan hallinto- tai toimistotyötä.
Kirjatyöt
Toimistonhallinta on yksi tärkeimmistä sihteeritehtävistä. Tämä työryhmä voi olla hieman laaja, mutta siihen liittyy lähes aina hallinnollisia ja toimistotehtäviä. Sihteerit hoitavat yleensä toimistopapereita, joihin kuuluu postin lähettäminen ja vastaanottaminen, arkistointijärjestelmien luominen ja järjestäminen sekä kirjeenvaihdon hallinta. Useimmissa asetuksissa tietokone- ja tekstinkäsittelytaidot ovat välttämättömiä.
Puheluihin vastaaminen on myös tärkeä osa työtä useimmissa paikoissa. Sihteerit ovat usein ensimmäisiä ihmisiä, joille asiakkaat puhuvat, kun he soittavat yritykseen. Yleensä vaaditaan hyviä tapoja ja kohteliasta käytöstä. Ammattilaisten on tyypillisesti osoitettava paljon tahdikkuutta, kun he ottavat viestejä, asettavat soittajat pitoon tai vastaavat peruskysymyksiin.
Aikataulu ja kalenteri
Monissa tilanteissa hallintohenkilöstö vastaa toimistokalentereiden ja yksittäisten työntekijöiden kalentereiden hallinnasta. He ovat usein vastuussa tapaamisten ja tapaamisten ajoittamisesta ja konfliktien ja kaksoisvarausten varaamisesta. Tämä tehtävä on erityisen ilmeinen sellaisissa paikoissa kuin lääketieteelliset käytännöt, joissa potilaat kutsuvat jatkuvasti tapaamisia, mutta se voi tapahtua missä tahansa ylemmän tason työntekijöillä on “kysyntää”. Vaikka kyse on vain lounaskokouksen järjestämisestä tai illallisvarausten järjestämisestä, sihteerit ovat yleensä ensimmäisiä henkilöitä, joilta ja johtajilta pyydetään apua.
Hallintotehtävät
Hallintohenkilöstön on toimistotaitojen lisäksi oltava ajan ja ihmisten johtajia. Heidän on ennakoitava toimistohenkilöstön tarpeet, ratkaistava sisäiset ongelmat nopeasti ja toimittava tehokkaasti eri ihmisten koordinoimiseksi ja yhdistämiseksi. Erinomaiset ihmisten taidot ovat todella tärkeitä etenkin johtajien ja muiden tärkeiden henkilöstön jäsenten hallinnassa. Suuri osa työstä voi olla ”kulissien takana”, ja sihteerit ennakoivat esimiestensä tarpeita ja vaatimuksia ennen kuin pyyntöjä edes tehdään.
Asema henkilöstöhierarkiassa
Useimmissa toimistoissa sihteereitä pidetään jonkin verran matalatasoisina, ja he ovat lähes aina lähellä toimiston nokkimisjärjestyksen alareunaa. He vastaavat yleensä sekä keskitason että ylimmälle johdolle, ja heidän on tyypillisesti autettava kaikkia tasapuolisesti. Suurilla yrityksillä ja toimistoilla on kuitenkin usein kokonaisia sihteerialtaita, jolloin syntyy jotain vivahteikkaampaa hierarkiaa. Näissä asetuksissa jotkut työntekijät voivat saada tehtävänsä tehdä töitä, kuten arkistoida ja vastata puheluihin, kun taas toiset voivat hallita aikatauluja ja olla vuorovaikutuksessa ylemmän tason henkilökunnan kanssa. Edistyminen näissä toimistoissa riippuu yleensä ajasta ja kokemuksesta.
Jotkut sihteerin arvokkaimmista töistä ovat henkilökohtaisen avun valtakuntaa. Monilla ylemmillä johtajilla ja yritysjohtajilla on omistautuneita ylläpitäjiä, joiden koko työelämä on omistettu yhden johtajan aikataulun hoitamiseen ja hallintaan. Tämän tyyppisen sihteerin on tyypillisesti työskenneltävä pitkiä päiviä ja käsiteltävä toisinaan arvaamattomia vaatimuksia ja pyyntöjä, mutta hän on usein yksi parhaiten palkatuista ja arvostetuimmista ammatista.
Koulutusta ja koulutusta koskevat vaatimukset
Eri työnantajilla on erilaiset vaatimukset sihteerien koulutukselle. Joissakin tapauksissa tarvitaan vain lukion tutkintotodistus tai vastaava, kun taas toisissa todellinen sihteerintodistus tai tutkinto ovat parempia. Yhteisön oppilaitokset ja ammattikoulut tarjoavat usein ohjelmia, joissa kiinnostuneet opiskelijat voivat oppia tekstinkäsittelyn ja toimistonhallinnan yksityiskohdat. Tällaisen kurssin suorittaminen on usein hyvä idea, vaikka sitä ei ehdottomasti edellytetäkään, koska se voi auttaa sovellusta erottumaan ja voi nostaa uudet työntekijät jalkaan kokemuksen suhteen.
Erityistilanteet: virkamiehet ja hallituksen sihteerit
Termi “sihteeri” ei välttämättä liity toimiston ylläpitäjään. Joissakin tapauksissa, erityisesti niissä, joissa on mukana korkeita valtion virkamiehiä, nimeämistä voidaan käyttää kunniamerkinnällä osoittamaan laajan asioiden hallintaa. Virkamiehet, jotka johtavat osastoja tai valvovat suuria hallitusten osastoja, voivat käyttää sihteerityönimikkeitä, mutta heidän tehtäviään ei pidä sekoittaa tavallisiin toimistojen johtotehtäviin.