Sihteeri/vastaanottovirkailija on taitava ammattilainen, jonka työtehtäviin kuuluu sekä hallinnollisia että asiakaspalvelutehtäviä. Monet sihteerin/vastaanottovirkailijan työpaikat on lueteltu yksinkertaisesti yhden tai toisen tehtävänimikkeen alla, vaikka ne sisältävät molempien luokkien työtehtävät. Tämän alan ammattilaisella on yleensä erilaisia taitoja, kuten tietotekniikkataito, asiakashallintakyvyt ja organisointitaidot.
Sihteerin/vastaanottovirkailijan työn sihteeristö keskittyy usein organisaatioon ja toimiston johtamiseen. Sihteerit ylläpitävät usein yrityksen tiedostoja ja voivat olla vastuussa tietojen syöttämisestä ja arkiston ylläpidosta. Sihteerit ovat myös usein vastuussa kaikista normaaleista päivittäisistä asiakirjoista yrityksessä, ja he voivat viettää paljon aikaa raporttien hallintaan, asiakirjojen lähettämiseen ja toimistojen välisiin muistioihin. Sihteeri voi toimialasta riippuen vastata myös asiakkaiden laskutuksesta ja joistakin kirjanpitotehtävistä.
Vastaanottovirkailijan tehtäviin, joita vaaditaan sihteerinä/vastaanottovirkailijana, liittyy yleensä työskentely yrityksen asiakkaiden ja asiakkaiden kanssa. Vastaanottovirkailijat toimivat yleensä tervehtijinä, ja he voivat olla ensimmäinen henkilö, jonka asiakkaat tapaavat tullessaan ovesta sisään. Tässä ominaisuudessa tarvitaan erinomaisia viestintä- ja asiakaspalvelutaitoja, koska vastaanottovirkailija voi määrittää sävyn asiakkaan vuorovaikutukseen yrityksen kanssa. Vastaanottovirkailijan taitoja voivat olla myös puhelutehtävät, aikataulutus ja toimisto- tai asiakas -VIP -henkilöiden hoito.
Sihteerin/vastaanottovirkailijan työ voi sisältää kaikki edellä mainitut tehtävät sekä paljon tarkempia kutakin yksittäistä työtä varten. Monissa yrityksissä sihteerin/vastaanottovirkailijan on opittava erikoistunut ohjelmisto, jota käytetään yrityksen laskutuksen, toimistopaperien ja tietojen tallennuksen käsittelyyn. Monien tämän tyyppisten töiden ammattilaisten odotetaan oppivan alan terminologian, jotta he voivat paremmin auttaa asiakkaita ja selittää ongelmat muulle henkilöstölle. Koska se toimii keskuskanavana melkein kaikessa liiketoiminnassa, sihteerit/vastaanottovirkailijat ovat usein vastuussa työntekijöiden palveluista ja moraalikampanjoista, ja he voivat olla vastuussa toimistotapahtumien luomisesta ja yrityksen uutiskirjeiden valvonnasta.
On olemassa useita perustaitoja, joista voi olla suurta apua kenelle tahansa sihteerin/vastaanottovirkailijan työssä. Tietokoneen lukutaito, mukaan lukien kaikkien yleisten käyttöjärjestelmien tunteminen, perusgrafiikka- ja laskentataulukko -ohjelmat sekä Internet -tutkimus, vaaditaan lähes yleisesti näissä töissä. Suuri kirjoitusnopeus ja luettava kirjoittaminen ovat myös tärkeitä taitoja. Hyvät organisointitaidot voivat olla avain optimaaliseen suoritukseen tässä ominaisuudessa, koska ne voivat vähentää sekaannusten ja väärinkäytösten mahdollisuutta työpaikalla. Lopuksi miellyttävä asenne ja ammattitaito voivat auttaa sihteeriä/vastaanottovirkailijaa pysymään hyvissä väleissä työtovereidensa kanssa ja auttamaan yritystä rakentamaan erinomaisen maineen.