Siviilihenkilöstön hallinta on prosessi, jota sotilaalliset organisaatiot käyttävät seuratakseen ja työskennelläkseen heidän palveluksessaan olevien siviilien kanssa. Nämä järjestelmät luovat puskurin sotilasjärjestelmien ja ei-sotilaallisten järjestelmien välille, ja ne tarjoavat sekä työntekijöiden pääsyn että sotilastiedustelun turvallisuuden. Siviilihenkilöstöhallinto voi olla monenlaista; osasta sotilastukikohdan henkilöstöosastoa tietokonejärjestelmään, joka sisältää siviilityöntekijöihin liittyviä tietoja.
On hyvin harvinaista, että sotilasorganisaatiossa ei ole paljon muita kuin sotilaallisia ihmisiä, jotka suorittavat tehtäviä sotilaiden rinnalla. Nämä ihmiset tekevät kaiken siivoustyöstä kirjanpitoon ja kokonaisten osastojen johtamiseen. Vaikka jotkut näistä työntekijöistä ovat entisiä armeijoita, jotka työskentelevät nyt tuki- tai neuvoa-antavassa roolissa, monilla heistä ei ole ollut lainkaan sotilaskoulutusta. Tämä luo perustavanlaatuisen jaon näkymissä ja odotuksissa siviilien ja armeijan välillä.
Siviilihenkilöstöhallintoa käytetään kuvaamaan osastoa sotilasorganisaatiossa ja se on lähes aina osa henkilöstöosastosta. Tämä osasto hoitaa kyseisessä tukikohdassa tai tietyssä projektissa työskentelevien siviilien päivittäiset toimet. Sen lisäksi, että hallitaan vain osaa työntekijöistä, tämä on lähes sama kuin muilla henkilöstöosastoilla. Ainoa todellinen ero liittyy hallituksen määräysten ja turvatarkastusten niin läheiseen käsittelyyn.
Tietokonepohjaisessa siviilihenkilöstön hallintajärjestelmässä monimutkaisuus ja erot ovat paljon suuremmat kuin tavanomaisissa hallintajärjestelmissä. Silmiinpistävin ero johtuu käytetyistä suojausprotokollista. Monissa yritysjärjestelmissä koko järjestelmä on yhden suojaesteen sisällä. Sotilasjärjestelmissä on tyypillisesti kaksi selkeästi eri hallinto -osaa, yksi armeijalle ja toinen siviilityöntekijöille.
Nämä kaksi järjestelmää pidetään erillään toisistaan, mutta niillä on huomattava määrä vuorovaikutusta. Suurin syy eroon on turvallisuus. Suojattujen tietojen pitämiseksi poissa siviilityöntekijöiltä ja ei-toivotuilta katsojilta sotilaalliset tiedot pidetään erillään ei-sotilaallisista. Kun järjestelmä vaatii molempia ryhmiä koskevia tietoja, järjestelmä tarkistaa käyttäjien tarkastustasot ja luo sitten yhdistetyn tietueen tietojen kanssa.
Toinen merkittävä syy siihen, että siviilihenkilöstö on erotettu sotilasjärjestelmästä, on työntekijöiden hallintomenetelmien ero. Normaalissa yrityksessä voi olla tunti- ja palkattuja työntekijöitä, joilla on erilaiset palkka- ja etuusjärjestykset samassa järjestelmässä. Tämä ei edes lähesty eroja tällaisen siviilijärjestelmän ja sotilaallista tietoa käyttävän järjestelmän välillä. Sotilaallisen sopimuksen takana oleva pitkäaikainen ja perusteellinen menetelmä tekee siviilijärjestelmän sopimattomaksi monissa olosuhteissa.