Pehmeä keräilijä muistuttaa asiakkaita erääntyneistä tileistä ja seurauksista, jotka liittyvät epäonnistumiseen. Tämä voi koskea puhelinta ja postia. Jos asiakas ei vastaa laskuun, tili voidaan luovuttaa kovan perinnän edustajalle, joka käyttää aggressiivisempia tekniikoita saldon keräämiseen. Työpaikkoja saattaa olla tarjolla tietyissä rahoituslaitoksissa, jotka ylläpitävät omaa keräysosastoaan, sekä erikoisyrityksiä, jotka suorittavat tämän työn sopimuksen mukaan eri asiakkaille.
Jokaiselle työntekijälle voidaan määrittää joukko tilejä työskennelläkseen keräystavoitteella. Tavoitteena on saada positiivinen yhteys jokaiseen tilinomistajaan, jotta edustaja voi joko periä maksun tai laatia suunnitelman velan käsittelyä varten. Maksusuunnitelmat voivat tulla eri muodoissa, jotka emoyhtiö on hyväksynyt, ja ne voivat sisältää myös korko- ja käyttömaksuja. Jos asiakkaat eivät vastaa tai laskut erääntyvät yli tietyn ajan, ne voidaan lähettää toiselle osastolle.
Tämä sisältää tyypillisesti erilaisia tekniikoita asiakkaiden löytämiseksi. Pehmeän keräilijän on ehkä etsittävä tietueita esimerkiksi löytääkseen henkilön uudesta osoitteesta. Yhteyttä otettaessa on myös noudatettava lakisääteisiä vaatimuksia, jotka voivat vaihdella alueittain. Edustajien on oltava tietoisia kaikista asiaan liittyvistä laeista ja niiden soveltamisesta, jotta he voivat pysyä sääntelyviranomaisten asettamissa standardeissa. Esimerkiksi pehmeä perijä ei ehkä saa keskustella veloista kenenkään muun kuin nimitetyn osapuolen tai avustajan kanssa.
Puheluissa pehmeä perijä voi tunnistaa yrityksen, pyytää puhua velalliselle ja yrittää kerätä maksun tai järjestää maksusuunnitelman. Kirjeet voivat sisältää hemmottelukysymyksen yhteystiedoilla. Maksujen käsittelytaitoja vaaditaan, joten tämä voidaan tehdä puhelimitse. Jos asiakas tarvitsee maksusuunnitelman, siitä voidaan antaa tietoja ja mahdolliset maksut. Asiakkaita voidaan myös varoittaa siitä, että sopimuksen noudattamatta jättäminen saattaa johtaa suoraan koviin kokoelmiin.
Työpaikat voivat tarjota kiinteän korvauksen ja palkkion onnistuneista keräyksistä kannustimena. Pehmeää keräintä voidaan myös vaatia tietyn tavoitteen saavuttamiseksi kuukausittain tai neljännesvuosittain. Ihmiset, jotka eivät pysty saavuttamaan tätä tavoitetta, voidaan irtisanoa, koska yritys haluaa toiminnan olevan mahdollisimman tehokasta.