Sopimusneuvottelija pyrkii pääsemään sopimukseen kaikkien sopimuspuolten kesken. Tämä voi sisältää neuvotteluhinnan tai -kustannuksen, jos tällaiset tekijät ovat osa neuvotteluja. Se voi myös sisältää termejä, kuten toimitusaikataulut, välitys ja erotettavuus. Sopimusneuvottelija voi olla puolueeton osapuoli, jonka ainoa tavoite on päästä yksimielisyyteen. Hän voi myös nimenomaan edustaa yhtä tai useampaa osapuolta ja olla ensisijaisesti kiinnostunut neuvottelemaan sopimuksesta niiden hyväksi.
Yrityksillä, jotka käsittelevät paljon sopimuksia, voi olla sisäisiä sopimusneuvottelijoita. Muut yritykset voivat palkata ammattilaisia. Monissa tapauksissa tällaiset neuvottelijat ovat asianajajia tai heillä on jonkin verran oikeudellista koulutusta tai kokemusta. Jotkut sääntelyelimet tarjoavat neuvotteluissa todistuksia ja sertifikaatteja.
Jos sopimusneuvottelija ei edusta yhtä tai useampaa tiettyä osapuolta, hänen on oltava puolueeton. Tämä mahdollistaa ehtojen oikeudenmukaisen tarkistamisen ja tarjoaa mahdollisuuden ehdottaa kompromisseja, jotka toimivat kaikille osapuolille. Joissakin tapauksissa tällainen puolueettomuus vaaditaan, ja puolueettomuussäännön rikkominen, yleensä rahana tai muun osapuolen korvauksena, voi olla lain mukaan rangaistava.
Monissa tilanteissa tietty osapuoli käyttää kuitenkin sopimusneuvottelijaa. Hänen tehtävänsä on suojella puolueen etuja ”voittamalla” mahdollisimman monta neuvottelupistettä. Nämä kohdat voivat vaihdella koko sopimusehtojen iskemisestä sanamuodon muuttamiseen palkkojen tai suoritusten aikajanan muuttamiseen.
Sopimuspuolet luokittelevat neuvottelukohdat usein tärkeyden mukaan, ja sopimusneuvottelijan on ymmärrettävä, mitkä kohdat ovat kriittisiä ja mitkä voivat sisältää kompromisseja. Usein sopimusneuvottelija uhraa yhden tai useamman “mukava saada” -pisteen voittaakseen “tarve saada” -pisteen. Ostaja voi esimerkiksi haluta alennettuja kustannuksia, pidempiä maksuaikoja ja nopeampaa aikataulua, mutta kriittisin tekijä voi olla aikajana muiden sitoumusten vuoksi. Neuvottelija voi pyytää kaikkia kolmea kohtaa, mutta suostuu antamaan kustannusten ja maksuehtojen vastineeksi lyhennetystä aikataulusta.
Suuri osa sopimusneuvottelijan ajasta menee kokouksiin. Nämä voivat olla yksityisiä tapaamisia oman asiakkaansa kanssa tai monen osapuolen kokouksia, joissa hän edustaa asiakasta. Hän voi myös osallistua monen osapuolen neuvottelutilaisuuksiin asiakkaan kanssa.
Lisäksi neuvottelija käyttää tietyn ajan sopimusten ja myönnytysten dokumentointiin. Tämä voi tapahtua sähköpostitse, mutta se voi koskea myös fyysistä postia. Sopimuksen dokumentointi on äärimmäisen tärkeää, jos myöhemmissä kokouksissa syntyy riitoja, joten neuvottelijat kirjaavat yleensä hyvin tarkkoja tietoja kaikista keskusteluista sekä ajankohdista ja päivämääristä.