Sovittelija on rauhantekijä. Häntä kutsutaan lievittämään jännitteitä ja auttamaan osapuolia rauhanomaisesti ratkaisemaan erimielisyytensä. Neutraalina kolmantena osapuolena hän arvioi oikeudenmukaisesti käsiteltävät asiat, kuuntelee mahdollisia ratkaisuja ja neuvottelee lopulta ratkaisun, joka miellyttää molempia osapuolia. Nämä neuvottelut käydään yleensä laillisessa ympäristössä, mutta ne voidaan käydä missä tahansa paikassa, joka tarjoaa yksityisyyden jokaiselle osapuolelle, kun sovittelija suorittaa haastatteluja.
Sovittelijoiden, välimiesten ja sovittelijoiden välillä on ero. Vaikka kaikki kolme etsivät taktisia ja rauhallisia ratkaisuja usein epävakaisiin erimielisyyksiin, heidän rooleissaan on eroja. Oikeudenkäynneissä välimies voi hankkia todisteita ja todistajia ja antaa tietoa päätöksistä ja tuomioista; sovittelija ei voi. Sovittelussa molemmat osapuolet ovat läsnä neuvotteluissa, kun molemminpuolisista eduista keskustellaan ja punnitaan. Sovitteluun liittyy yleensä yksittäisten myönnytysten hakeminen, ja jokaista osapuolta kuullaan yksityisesti.
Kun sovittelija neuvottelee kunkin osapuolen kanssa erikseen, hänen ensisijaisena tehtävänä on luoda rauhan ja hiljaisuuden tunne. Rauhallinen ilmapiiri edistää kommunikointia selkeästi. Hän ei voi menestyä, jos hän ei poista kahden osapuolen välistä jännitettä ennen neuvottelujen aloittamista.
Kun rauhallisuus on saavutettu, sovittelija pyytää kutakin osapuolta laatimaan luettelon siitä, mitä tuloksia he odottavat neuvottelulta. Koska osapuolia neuvotaan erikseen, kukin voi olla rehellinen vastauksissaan. Kun luettelo on valmis, sovittelija pyytää, että jokainen luettelo järjestetään kaikkein vähiten toivotuista tuloksista.
Sitten hän pyytää kutakin osapuolta aloittamaan luettelon alareunasta poistamalla mitkä tavoitteet ovat heille vähiten tärkeitä. Hän kulkee edestakaisin pitääkseen listat tasaisina ilman, että kumpikaan osapuoli tietää toisen toivottua tulosta. Harvoin luettelot vastaavat toisiaan, ja jos jotkin tavoitteet ovat samat, niille ei yleensä anneta samaa prioriteettia.
Kun ratkaisut selkiytyvät, jokainen neuvotteluun osallistuva kokee saavutuksensa, kun hänen tavoitteensa otetaan huomioon. Sovittelija saavuttaa yleensä menestyksen, kun jokainen osallistuja kokee olevansa arvostettu ja kuullut. Tämä luottamuksen tunne helpottaa molemminpuolisesti toivottujen tavoitteiden saavuttamista, kun kumpikin osapuoli voi paremmin hyväksyä toisen valinnat.
Onnistuneen sovittelijan on oltava pääneuvottelija, mutta tehtävässä tarvitaan myös paljon luovuutta. Hänen on luettava paljon rivien välistä, kun hän kuulee jokaisen asiakkaan kertovan tavoitteistaan ja huolenaiheistaan. Yksilöiden johtaminen neuvotteluprosessiin loogisesti ja rauhallisesti vaatii kärsivällisyyttä. Hänellä on myös oltava pitkälle kehittynyt käsitys ihmisluonteesta ja tarpeesta, että hänen pyyntönsä tunnustetaan ja käsitellään.