Suunnittelukoordinaattori johtaa pääasiassa yksittäisen henkilön tai yrityksen tapahtumaa tai kokousta, joskus suuressa mittakaavassa. Yhteisiä koordinaattoritehtäviä ovat häät, liike-, kokoontumis- ja kokoustyypit muiden koordinaattoreiden joukossa, joita voi esiintyä eri toimialoilla. Nämä henkilöt näkevät tapahtuman alusta loppuun ja ottavat asiakkaan mukaan vain silloin, kun suuri päätös tai suunnitelman muutos on tarpeen. Joitakin suunnittelukoordinaattorin yhteisiä tehtäviä ovat kokouspaikan valinta, asiakkaan tarpeiden ja ympäristön hahmottaminen sekä elintarvikkeiden ja juomien hankinta kaiken toimittajien välisen toiminnan koordinoinnin ja tilaisuuden lopettamisen puolesta. Kaikki tapahtumat eivät ole samanlaisia, joten tämä ura on palkitseva niille, jotka pitävät työn monipuolisuudesta.
Muodollinen koulutus ei aina ole välttämätöntä suunnittelukoordinaattorille, vaikka tämä ei tarkoita, että tämä ura on ammattitaidoton. Vaikka suuri organisaatio, joka palkkaa koordinaattoreita asiakkaille, saattaa vaatia korkeakoulututkinnon, monet henkilöt työskentelevät urakoitsijoina, joilla on vähän muodollista koulutusta. Tähän urapolkuun soveltuvia yleisiä tutkintoja ovat suhdetoiminta, hotelli- ja ravintola -alan hallinta, viestintä tai markkinointi. Joissakin tapauksissa henkilö, joka päättää työskennellä yritysasiakkaiden kanssa, saattaa löytää korkeakoulututkinnon hyödylliseksi asettamaan taitonsa toisen suunnittelukoordinaattorin tason yläpuolelle. Koulutus voi olla tarpeen myös silloin, kun henkilö löytää työn organisaatiossa, joka palkkaa monenlaisia koordinaattoreita.
Kun suunnittelukoordinaattori ottaa ensimmäisen kerran yhteyttä asiakkaan kanssa, hän yrittää selvittää tapahtumatyypin ja mitä asiakas haluaa. Kokeneilla koordinaattoreilla on useimmiten portfolio aiemmista kokouksista tai tapahtumista, joita he voivat käyttää esimerkkinä uusille asiakkaille. Yleisiä päätöksiä tapahtumista ovat sijainti, muodollisuuksien taso, ruoan tyyppi, tiettyjen toimintojen kesto ja monet muut. Useimpien kokousten ja tapahtumien suunnittelu voi kestää viikkoja tai kuukausia niiden koosta ja laajuudesta riippuen. Esimerkiksi häiden koordinaattoreilla voi kestää lähes vuoden suunnitella tapahtuma asiakkaan tarpeiden ja toiveiden perusteella.
Useimmat tapahtumat, joissa suunnittelukoordinaattori työskentelee, edellyttävät erinomaisia ajanhallinta- ja organisointitaitoja. Erittäin menestyneet koordinaattorit havaitsevat usein kykynsä moniin suuntiin useiden asiakkaiden ja tapahtumien aikana. Vaikka jotkut koordinaattorit pitävät tätä fyysisesti ja emotionaalisesti rasittavana, toiset saattavat pitää energisenä nähdä suuren tapahtuman toteutuvan. Monet suunnittelukoordinaattorit voivat myös osallistua tapahtumaan ja valvoa useita toimintoja, jolloin he voivat työskennellä suoraan osallistujien kanssa. Voi olla myös palkitsevaa nähdä laajamittainen tuotanto täydellisyyden huipulla.