Tapahtuma -asiantuntija on kokenut ammattilainen, joka hoitaa tai valvoo kaikkia tapahtuman suunnitteluun liittyviä yksityiskohtia. Nämä yksityiskohdat sisältävät kaiken ihanteellisen sijainnin löytämisestä käytettyjen astioiden ja hopeaesineiden valintaan. Työ vaatii pitkiä työpäiviä, äärimmäistä huomiota yksityiskohtiin ja erinomaisia organisointitaitoja.
Tapahtuma -asiantuntijan työ on erittäin vaativaa ja vaatii usein pitkiä tunteja, etenkin tapahtumaa edeltävinä viimeisinä päivinä. Asiantuntijat työskentelevät asiakkaiden kanssa määrittääkseen heidän tarpeensa ja odotuksensa ja pyrkivät ylittämään nämä odotukset. Tapahtumasuunnittelualalla suusanallinen mainonta on erittäin arvokasta, ja onnellinen asiakas välittää asiantuntijan nimen muille potentiaalisille asiakkaille aivan kuten onneton asiakas levittää sanaa ja saattaa pilata tapahtuma -asiantuntijan maineen. Tästä syystä jokaisessa suunnitelman osassa on oltava varmuuskopio siltä varalta, että jokin menee pieleen, kuten tarjoilija, joka keskeytyy viime hetkellä.
Organisaatiotaidot ovat välttämättömiä tapahtumasuunnittelijalle, koska työ itsessään koostuu monien pienien yksityiskohtien järjestämisestä yhdeksi suureksi kuvaksi. Asiantuntijat ovat vastuussa kaikkien palkkaamisesta pitopalveluista viihteeseen. He järjestävät vierailevia puhujia, varmistavat, että tärkeimmillä vierailla on paras mahdollinen majoitus ja kuljetus tapahtumaan, ja pitävät koko tapahtuman kustannukset asiakkaan budjetissa. Kaikkien yksityiskohtien järjestäminen ja ylläpito vaatii myös huolellista kirjanpitoa ja tutkimustaitoja.
Menestyvällä tapahtuma-asiantuntijalla on usein lukuisia yhteyksiä tapahtumasuunnittelualalla, mukaan lukien ruokapalvelu, vieraanvaraisuus, viihde ja painoteollisuus. Hyvien liikesuhteiden ylläpitäminen kontaktien kanssa on ympärivuotista työtä, mutta se kannattaa usein, koska asiantuntija voi käyttää näitä yhteystietoja luodakseen sekä suunnitelmia että varmuuskopiointisuunnitelmia. Konferensseihin ja muihin tapahtumiin osallistuminen on hyvä tapa tapahtuma -asiantuntijalle tavata uusia kontakteja sekä kerätä uusia ideoita tapahtumasuunnittelusta yleensä.
Tapahtuma -asiantuntijan koulutusvaatimukset vaihtelevat. Suuret yritykset, jotka haluavat palkata henkilöstöasiantuntijoita, suosivat usein ehdokkaita, joilla on korkeakoulututkinto, vaikka vuosien kokemus onnistuneiden tapahtumien järjestämisestä voi ohittaa tämän vaatimuksen. Niillä, joilla on tutkinto, on usein niitä esimerkiksi markkinoinnissa, suhdetoiminnassa tai vieraanvaraisuudessa. Useimmat tapahtuma -asiantuntijat aloittavat työskentelyn jonkun toisen puolesta, kunnes he saavat tarpeeksi kokemusta oman yrityksen perustamisesta.
Tapahtuma -asiantuntijan palkka vaihtelee merkittävästi kokemuksen, sijainnin ja työmäärän mukaan. Työ ei välttämättä ole aina tasaista; asiantuntijalla voi olla vastakkaisia tapahtumia kolmen kuukauden ajan, sitten ei tapahtumia useisiin kuukausiin. Vaikka yksittäisen yrityksen henkilökunnalla työskentelevät tapahtuma-asiantuntijat voivat saada säännöllisiä palkkioita, itselleen työskentelevät saavat palkan paljon epäsäännöllisemmässä aikataulussa ja heidän on käytettävä hyviä rahanhallintataitoja varmistaakseen, että se kestää työn kuivina aikoina.