Tapahtumamyyntikoordinaattori palkataan yleensä järjestämään lipunmyyntiä erityistapahtumaan tai johtamaan myyntiprosessia yrityksille, jotka järjestävät tapahtumia säännöllisesti. Molemmissa tapauksissa tapahtumamyynnin koordinaattori on olennainen osa tapahtuman taloudellista menestystä, ja hänen on yleensä täytettävä tietyt myyntitavoitteet. Hallinto ja asiakaspalvelu ovat myös suuri osa työtä.
Erityistapahtumien rahoitusrakenne perustuu lipunmyyntiin. Lippuja ei tarvitse vain myydä, vaan ne on yleensä myytävä ennen tapahtumaa. Tapahtumat luottavat yleensä ennakkolippumyyntiin kassavirran tarjoamiseksi, joten tapahtuman järjestäjät voivat maksaa etukäteen resursseja tapahtuman onnistumiseksi. Lipunmyyntiä koordinoivaa henkilöä pidetään yhtenä järjestäjäryhmän tärkeimmistä työntekijöistä.
Kertaluonteisissa erikoistapahtumissa tapahtumamyyntikoordinaattori on yleensä vastuussa lippumyyntisuunnitelman laatimisesta. Suunnitelmassa kuvataan yksityiskohtaisesti, miten myynnin pyytämisprosessi toimii, kuinka saada osapuolet mukaan ja saada uusia markkinoita, sekä käteisvirtojen arvioitu ajoitus. Koordinaattorin on myös valvottava hallinnollista prosessia, joka liittyy rahan keräämiseen, myynnin kirjaamiseen ja ostotodistuksen esittämiseen.
Myyntiprosessin hallinnointi voi sisältää erilaisten maksutapojen määrittämisen, sen varmistamisen, että maksu voidaan suorittaa Internetin kautta ja maksun käsittely sähköisessä vierashallintajärjestelmässä. Tapahtumissa on yleensä osallistumistasoja, jotka maksavat erilaisia summia. Tapahtuman kannalta yksi tärkeimmistä asioista, jotka on varmistettava lipunmyynnin edistämisen jälkeen, on se, että maksaneet ihmiset voidaan tunnistaa asianmukaisesti asianmukaisen osallistumistason mukaan tapahtumapäivänä. Kaikki tämä tyypillisesti kuuluu tapahtumamyynnin koordinaattorin työnkuvaan.
Myyntikoordinaattoreiden on myös tarjottava moitteetonta asiakaspalvelua ja hallittava tapahtuman takaosa. Hänen on varmistettava, että osallistujat poistuvat valmiina rekisteröitymään tapahtumaan uudelleen seuraavana vuonna, jos se jatkuu vuosittain. Tapahtuman myyntikoordinaattori sovittaa yhteen paperityöt, raportoi lopulliset myyntiluvut ja valmistautuu tarvittaessa ensi vuoden myyntityöhön.
Toinen myyntikoordinaattorin työllistävä tapahtumaskenaario on ravintolan tai salin catering -osasto. Tällaiset laitokset palvelevat ryhmiä, jotka varaavat palvelun erityistilaisuuksiin. Tässä skenaariossa tapahtumamyynnin koordinaattori on aina varattu uudelle ryhmälle eikä kertaluonteiselle erityistapahtumalle. Hän vastaa ryhmien varaamisesta ja elintarvikkeiden ja juomien myynnin hallinnasta, kun ne saapuvat. Koordinaattori varmistaa, että syötävä ruoka laskutetaan asianmukaisesti asiakkaalta, ja sovittaa tapahtuman yhteen päivän lopussa saadun käteisen kanssa.