Tapahtumanhallinnan harjoittelija työskentelee tapahtumapäällikön alaisuudessa varmistaakseen, että kaikki suunnitellun tapahtuman osa -alueet toimivat sujuvasti. Tapahtumien hallinta on termi, jota käytetään kuvaamaan tapahtumien suunnittelua ja toteuttamista, ja monet koulut tarjoavat hotelli- ja ravintola -alan tutkintoja tapahtumien johtajien kouluttamiseen. Tapahtumanhallinnan harjoittelija koordinoi tapahtuman johtajan kanssa teeman, budjetin, ruoan, paikan, musiikin, lehdistötiedotteiden, turvallisuuden ja monia muita tapahtuman isännöinnissä tarvittavia näkökohtia.
Teema on yleensä ensimmäinen asia, josta keskustellaan, kun tapahtumajohtajat työskentelevät asiakkaan kanssa. Ymmärtäminen täsmälleen, mitä asiakas haluaa, auttaa tapahtumapäällikköä ja tapahtumapäällikköharjoittelijaa tietämään, mistä aloittaa. Harjoittelijoiden tehtäviin kuuluu usein teeman takana olevan historian tutkiminen historiallisen tarkkuuden saavuttamiseksi. Esimerkiksi Gone with the Wind -asujuhlien tulisi sisältää antebellum -mekkoja ja mahdollisesti jopa ruokaa ja musiikkia tuolta ajalta. Tapahtumapäällikön harjoittelija tutkii normaaleja kohteita kyseiseltä ajanjaksolta ja antaa tapahtuman johtajalle tarvittavat tiedot suunnitelman laatimiseksi.
Budjetointi on toinen tärkeä osa tapahtumasuunnittelua. Kun teema on vahvistettu, tapahtumapäällikkö keskustelee budjettikynnyksistä asiakkaan kanssa määrittääkseen käytettävissä olevan kulutuksen. Harjoittelijan tehtävänä on sitten pyytää tarjouksia eri toimittajilta, yhdistää tiedot ja toimittaa tapahtuman johtajalle raportti tarkistettavaksi. Loppuraportista riippuen saattaa olla tarpeen neuvotella asiakkaan tarpeiden tyydyttämiseksi. Harjoittelija voi osallistua neuvotteluihin tapahtumapäällikön ja joko myyjien tai asiakkaan välillä oppiakseen, miten neuvottelutaidot toteutetaan.
Tapahtumanhallintaharjoittelijaa pidetään joskus “gopherina” viime hetken tehtävien määrän vuoksi. Tapahtumapäivän lähestyessä monet pienet toiminnot, kuten soittaminen toimituksen vahvistamiseksi tai RSVP -luettelon tarkistaminen, kuuluvat harjoittelijalle. Päivittäiset palauteistunnot ovat yleisiä, joissa tapahtumapäällikkö ja harjoittelija käyvät läpi tarkistuslistan varmistaakseen, että kaikki näkökohdat käsitellään ajoissa.
Tapahtumapäivänä tapahtumanhallintaharjoittelijan tehtävänä on yleensä koordinoida kulissien takana eri toimittajien kanssa. Harrastajalle kuuluvat arkipäiväiset asiat, kuten aikataulutus myyjien pysäköinti- ja purkualueille sekä varmistus siitä, että tilatut tavarat on toimitettu. Kun tapahtuma on alkanut, tapahtumapäällikkö voi olla osa juhlia ja harjoittelija seuraa jatkuvasti myyjiä varmistaakseen, että asiat sujuvat.
Kun tapahtuma on päättynyt, johtaja ja tapahtumanhallinnan harjoittelija työskentelevät myyjien kanssa varmistaakseen, että paikka jätetään koskemattomaan kuntoon ja että kaikki materiaalit poistetaan. Tapahtumaa seuraavina päivinä harjoittelija palauttaa vuokratut tai lainatut tavarat ja laatii raportin lopullisista kuluista. Johtaja ja harjoittelija keskustelevat mahdollisista ongelmista ja päättävät, miten käsitellä eteenpäin. Kun lopulliset kulut on maksettu, harjoittelija jättää tapahtumaraportin ja siirtyy seuraavaan tapahtumaan.