Tapahtumapäällikkö on tyypillisesti mukana suunnittelemassa ja valvomassa tapahtumia, kuten juhlia, vastaanottoja ja kokouksia. Tapahtumapäällikön työtilanteesta riippuen hän voi työskennellä myyjän puolesta, kuten hotellissa tai muussa paikassa, jossa usein järjestetään tapahtumia, tai työskennellä riippumatta tietystä myyjästä. Tapahtuman johtajien vastuun määrä vaihtelee, mutta monissa tapauksissa he ottavat ensisijaisen vastuun tapahtuman logistiikasta ja kaikkien tapahtumaan osallistuvien myyjien koordinoinnista.
Vaikka monet ihmiset voivat suunnitella pieniä juhlia ja sosiaalisia kokouksia omassa kodissaan, suurempien tapahtumien koordinointi voi olla merkittävä haaste erityisesti silloin, kun mukana on useita kolmannen osapuolen tavaroiden ja palvelujen tarjoajia. Hyvä tapahtumapäällikkö voi työskennellä isännän tai emännän kanssa ymmärtääkseen näkemyksensä tapahtumasta, arvioida budjetin ja jo käytettävissä olevat resurssit ja valita sitten tapahtumaan sopivat myyjät. Tapahtumapäivänä tapahtumapäällikkö on tyypillisesti vastuussa siitä, että tavarat ja palvelut toimitetaan luvatun mukaisesti ja että tapahtuma sujuu.
Jos tapahtumapäällikkö työskentelee juhlasalissa, hotellissa tai muussa paikassa, hänen roolinsa voi olla hieman erilainen kuin riippumattoman tapahtumapäällikön. Monilla tapahtumapaikoilla on tiukat käytännöt ulkopuolisten toimittajien käytöstä, joten tapahtumasuunnittelija tällaisessa paikassa toimisi ensisijaisesti yhteyshenkilönä tapahtuman isännöivän henkilön tai organisaation ja kiinteistön hyväksymien tai sisäisten myyjien välillä. Tapahtumasuunnittelija voisi neuvoa asiakkaansa tapahtumaan tarvittavista sopivista palveluista, kuten ateriapalvelu, kukat tai jopa tanssilattia ja DJ. Hän myös huolehtii siitä, että tapahtumapaikka on asianmukaisesti järjestetty tapahtumaa varten ja että pitopalvelut ja muut myyjät sekä tukihenkilöstö hoitavat tehtävänsä tarpeen mukaan.
Toisaalta riippumattomille tapahtumajohtajille voidaan asettaa vielä enemmän vastuuta. Tapahtuman johtaja voi olla vastuussa paikan löytämisestä ja neuvottelemaan tilan ja sen mukavuuksien vuokraamisesta. Jos tapahtumapaikka sallii kolmansien osapuolten toimittajat, kuten pitopalvelut ja kukkakaupat, tapahtuman suunnittelija voi myös olla vastuussa ruuan ja sisustuksen tilaamisesta tapahtumahuoneeseen. Muiden tapahtumapäälliköiden tapaan hän on kuitenkin myös vastuussa tapahtumapäivän koordinoinnista paikan päällä.