Tapahtuman tuottaja suunnittelee ja koordinoi juhlia, konferensseja, koulutusohjelmia, myyntikokouksia ja yritysten retriittejä. Tapahtuman tuottaja tekee läheistä yhteistyötä tapahtuman isännöivän henkilön tai yrityksen kanssa suunnitellakseen toiminnon, joka täyttää asiakkaan tavoitteen ja projisoi yrityksen imagon suotuisassa valossa. Tuottaja voi suunnitella tapahtuman kaikki osat yleiskonseptista ruokaan ja viihteeseen, tai tuottaja voi ottaa juhlan isännöivän yrityksen laatimat suunnitelmat ja toimittaa vain sopivat myyjät.
Menestyvä tuottaja pystyy syöttämään niin vähän tai niin paljon kuin yritys haluaa. Monet tapahtumaa tuottavat ihmiset haluavat hallita kaikkia yksityiskohtia, olipa kyseessä häät tai liiketapaaminen. Näissä tilanteissa tapahtuman tuottajan tehtävänä on pitää suunnitelmat järjestyksessä, esittää asiakkaalle myyjäluettelot ja esiintyä tapahtumapäivänä varmistaakseen, että kaikki toimii sujuvasti. Muilla asiakkailla voi olla vain epämääräinen käsitys siitä, mitä he haluavat, ja heillä ei ehkä ole edes tarkkaa käsitystä siitä, millaisella budjetilla heidän on työskenneltävä. Näissä tapauksissa tapahtumien tuottaja keskustelee asiakkaan kanssa useista vaihtoehdoista, näyttää heille kuvia ja keskustelee muista vastaavista tapahtumista, joita he ovat aikaisemmin tuottaneet, ja käsittelee kaikki asiakkaan tiedot.
Tapahtuman tuottajan työ on yleensä näiden kahden ääripään välissä. Useimmilla asiakkailla on joitakin tapahtuman osia, joista he tuntevat olevansa erityisen vahvoja, ja muita osia, jotka ovat vähemmän tärkeitä. Tapahtuman tuottajan tehtävänä on antaa asiakkaan tehdä haluamansa päätökset ja samalla varmistaa, että myös muut tapahtuman osat suunnitellaan ja toteutetaan oikein.
Menestyneellä tuottajalla on oltava erinomaiset viestintätaidot, kärsivällisyys, vahvat organisointitaidot ja kyky kehittää ja noudattaa budjettia. Tuottajan tulee myös odottaa työskentelevänsä ei-perinteisinä aikoina, viikonloppuisin ja juhlapyhinä. Vaikka tapahtumien tuottajalle ei ole muodollisia koulutusvaatimuksia, erilaisilla tapahtumatuotantoyrityksillä voi olla erityisiä pätevyysvaatimuksia, joita he odottavat työntekijöiltään.