Tekniset virkailijat voivat tehdä hieman eri asioita eri yrityksissä, mutta useimmissa tapauksissa heidän työnsä keskittyy vahvasti asiakirjojen arkistointiin sekä paperikopioina että digitaalisissa tietokannoissa; he voivat myös olla mukana suunnittelemassa tietokonepohjaisia arkistoja ja järjestelmiä tehokkuuden parantamiseksi omaan ympäristöönsä. Monissa tapauksissa työhön kuuluu myös paljon toimistotyötä ja hallinnollisia perustehtäviä, minkä vuoksi jotkut ihmiset ovat rinnastaneet tämän tehtävän perussihteerin tehtävään. Vaikka työnkuvaukset ovat usein päällekkäisiä, useimmat tekniset tehtävät vaativat syvempää tietotekniikan osaamista kuin yksinkertaista asiakirjojen hallintaa. Tällaisia ammattilaisia kutsutaan myös usein oikolukemaan ja joskus myös muokkaamaan teknisiä asiakirjoja ja käsikirjoja, mikä ei ole tavallisimpien hallintoavustajien tehtävä, ja heidän on usein autettava varmistamaan, että kaikki asiakirjojen arkistointijärjestelmät noudattavat asiaankuuluvia sääntöjä ja määräyksiä.
Ensisijainen työn asetus
Useimmissa tapauksissa tekniset virkailijat toimivat tukialan ammattilaisina, jotka auttavat käsittelemään ja arkistoimaan erittäin teknisiä ja erityisiä tietoja, ja näin ollen on yleisintä löytää tällainen työ teollisuudesta, joka käsittelee paljon tiheää dokumentointia ja jolla on paljon arkistointivaatimuksia. Rakennustekniikkayritykset ovat yleisimpien työnantajien joukossa pääurakoitsijoiden ohella. Ohjelmistoyritykset ja yritykset, jotka myyvät ensisijaisesti digitaalisia tietokantaratkaisuja, saattavat tarvita myös tällaista asiantuntemusta omaavia ihmisiä. Joillakin lääketieteellisillä yrityksillä, kuten sairaaloilla ja vakuutusyhtiöillä, on myös työpaikkoja. Työ näyttää välttämättä erilaiselta eri paikoissa, mutta ydintehtävät ja tehtävät ovat yleensä suunnilleen samat.
Asiakirjan arkistointi
Asiakirjojen hallinta on yleensä yksi tärkeimmistä asioista, joita teknikot tekevät. Tämä voi käsittää kaiken paperityön vastaanottamisesta sen vastaanottamiseen ja sen tallentamiseen, tärkeiden tiedostojen lähettämiseen yrityksestä tai toimistosta muille sekä vastaanottamisen jäljittämisen ja varmistamisen.
Jotkut tärkeimmistä asiakirjoista koskevat yleensä henkilöstöä, mukaan lukien työntekijöiden alkuperäiset paperityöt, koulutustiedot ja mahdolliset huomautukset työntekijöiden kurinpitotoimista. Lisäksi useimmat kirjurityöt sisältävät sellaisten asiakirjojen järjestämistä, joissa luetellaan projekteille asetetut vaatimukset ja mahdolliset muutokset toimintaan, varmistamalla, että sääntöjä noudatetaan ja määräaikoja noudatetaan. Näitä asiakirjoja on yleensä päivitettävä jatkuvasti ja ne ovat helposti saatavilla, jotta vastuuhenkilöt voivat käyttää niitä milloin tahansa.
Digitaalinen tietokanta
Arkistointi ei yleensä rajoitu paperiasiakirjoihin. Tässä asemassa olevan henkilön odotetaan yleensä myös olevan taitava käyttämään tekniikkaa asiakirjojen järjestämiseen. Tämän tyyppisen työntekijän pitäisi yleensä pystyä määrittämään, mikä ohjelmisto olisi hyödyllinen, ja hänen pitäisi tietää, kuinka käyttää erilaisia ohjelmia. Asiaan liittyvät tehtävät sisältävät usein ohjelmiston asentamisen ja vianmäärityksen tarvittaessa sekä tietokantojen luomisen ja päivittämisen. Teknisen koulutuksen saaneiden työntekijöiden voidaan myös odottaa auttavan työtovereitaan muissa tietokoneeseen liittyvissä teknisissä tehtävissä, jotka liittyvät erityisesti online -raportointi- tai arkistointijärjestelmiin.
Järjestelmien suunnittelu ja tehokkuuden parantaminen
Organisaatiosta riippuen tätä virkamiestä voidaan myös pyytää suunnittelemaan arkistointi- ja asiakirjojenhallintajärjestelmät alusta alkaen. Tällainen toimeksianto liittyy usein asiakirjojen suunnitteluun, ja virkailijan ensisijainen rooli on yleensä löytää tapoja tehdä järjestelmistä tehokkaampia ja käyttäjäystävällisempiä.
Asiayhteydestä riippuen hän voi myös auttaa yritystä noudattamaan vaadittuja asiakirjojen säilytys- ja arkistointilakeja. Yrityksiä, jotka käsittelevät arkaluonteisia taloudellisia tietoja tai terveystietoja, pidetään usein korkeampina, ja niiden on noudatettava tiettyjä määräyksiä – säännöksiä, joita voidaan muuttaa säännöllisesti. Virkailijat ovat usein vastuussa siitä, että he noudattavat asiaankuuluvia sääntöjä ja auttavat varmistamaan, että käytössä olevat järjestelmät ovat vaatimusten mukaisia.
Oikoluku ja editointi
Joissakin tapauksissa teknisen asiantuntemuksen omaavat virkailijat jopa auttavat luomaan ja muokkaamaan teknisiä käsikirjoja varmistaakseen tietojen paikkansapitävyyden. Oikoluku ja muokkaus ovat suuri osa prosessia, mutta joissakin tapauksissa tällaisia ammattilaisia voidaan todella pyytää luomaan oppaita tai käsikirjoja – usein esimerkiksi asiakirjojen navigointijärjestelmiin -, jotka voidaan jakaa laajasti työntekijöille ja muille ohjelmaa käyttäville kysymys.
Perustoiminnot
Kuten muutkin virkailijat, teknisen virkailijan on yleensä suoritettava joitakin toimistotehtäviä koko päivän ajan. Tämä tarkoittaa, että ammattilaiset voivat odottaa vastaavan puhelimeen ja joko vastaavan esitettyyn kysymykseen tai välittävän soittajan toiselle henkilölle. He voivat myös tervehtiä ihmisiä, jotka vierailevat toimistossa, ja toisinaan he voivat olla ensimmäisenä yhteydessä ihmisiin yrityksen kanssa. Muita toimistotehtäviä voivat olla faksaus, sähköposti ja kirjeenvaihto.