Tekstinkäsittelyoperaattori käyttää tietokonetta ja ohjelmistoa tekstin esittämiseen digitaalisessa muodossa. Hän voi esimerkiksi tuottaa kirjeitä ja raportteja tietokoneohjelmistolla. Hän voi myös käyttää tietokoneohjelmistoja luodakseen erilaisia tietueita ja kaavioita. Tätä työtä tekevä henkilö ei voi vain kirjoittaa asiakirjoja, vaan myös tarkistaa, onko niissä oikeinkirjoitus-, kielioppi- ja muotoiluvirheitä. Usein henkilö, jolla on tämä otsikko, on myös vastuussa valmistamiensa asiakirjojen tulostamisesta tai säilyttämisestä, kunnes niitä tarvitaan.
Monissa tapauksissa toimistotyöntekijät ja liikemiehet kirjoittavat, valmistavat, tulostavat ja tallentavat omat asiakirjansa. Joskus nämä ihmiset kuitenkin kääntyvät tekstinkäsittelyoperaattoreiden puoleen saadakseen erittäin pitkiä, monimutkaisia tai erikoiskäsittelyä vaativia asiakirjoja. Työntekijä voi esimerkiksi lähettää asiakirjansa yhdelle, jos on kriittistä, että asiakirja on muotoiltu huolellisesti ja ammattimaisen näköinen. Lisäksi hän voi käyttää tekstinkäsittelyoperaattorin palveluita, jos on erittäin tärkeää, että hänen asiakirjansa ovat virheettömiä.
Yleensä tekstinkäsittelyoperaattoriksi palkatulla henkilöllä on muutakin tekemistä kuin asiakirjojen kirjoittaminen, oikoluku ja tulostus. Monissa tapauksissa tämä henkilö vastaa myös asiakirjojen kopioimisesta, lajittelusta ja arkistoinnista. Usein häntä kutsutaan myös auttamaan monissa muissa toimistotehtävissä. Häntä voidaan esimerkiksi pyytää lähettämään fakseja tai sähköpostiviestejä. Joissakin tapauksissa häntä voidaan jopa kutsua korvaamaan vastaanottovirkailija, kun hän on lounaalla, tauolla tai kotisairaana.
Huolimatta siitä, että tekstinkäsittelyoperaattori voi hoitaa muita toimistoon liittyviä tehtäviä, suurin osa hänen työstään kuluu yleensä tietokoneen ääressä. Suorittaakseen tämän työnsä henkilö tarvitsee yleensä kykyä kirjoittaa paitsi nopeasti myös erittäin tarkasti. Tekstinkäsittelyoperaattoreilta odotetaan myös hyvää oikolukutaitoa, jotta he voivat havaita virheet helposti. Lisäksi he tarvitsevat tyypillisesti kokemusta useiden ohjelmien kanssa, mukaan lukien työpöytäjulkaisuun ja tekstinkäsittelyyn suunnitellut ohjelmat.
Koulutus, jota henkilö tarvitsee tullakseen tekstinkäsittelyohjelman käyttäjäksi, voi riippua työnantajan mieltymyksistä. Henkilö, jolla on erinomaiset konekirjoitustaidot ja tekstinkäsittelykokemus, voi saada tämän työn lukion tai yleisen koulutuksen kehittämistodistuksella (GED). Jotkut työnantajat pitävät kuitenkin parempana työnhakijoita, jotka ovat ansainneet korkeakoulututkinnon.