Teolliset ostajat ovat ammattilaisia, joilla on valtuudet tehdä ostopäätöksiä yrityksen, voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen tai valtion viraston puolesta ja jotka liittyvät raaka-aineiden, valmiiden tuotteiden tai palvelujen turvaamiseen, jotka ovat hyödyllisiä organisaation jatkuvassa toiminnassa. Ostajan tavoitteena on löytää laadukkaita tavaroita ja palveluja ja neuvotella paras mahdollinen hinta näistä tuotteista. Tyypillisesti teollinen ostaja osallistuu myös sopimusten tekemiseen toimittajien kanssa ja näiden sopimusten hyödyntämiseen tavalla, joka on yrityksen, viraston tai yhdistyksen edun mukaista.
Teollinen ostaja voi toimia ainoana ostajana yhteisölle tai olla osa ostajaryhmää, joka johtaa suurempien yritysten hankintaprosessia. Kun yritys tai muu yhteisö työllistää useita ostajia, ei ole epätavallista, että jokainen keskittyy löytämään parhaat tarjoukset tietyille tuoteryhmille tai -tyypeille. Yksi ostaja voi esimerkiksi keskittyä liiketoimintatuotteisiin, kuten puhelin- ja Internet -palveluihin, sekä muihin tietoliikennetuotteisiin, kuten äänitelevisiokeskusteluun ja verkkoneuvotteluratkaisuihin. Eri ostajalle voidaan määrätä vastuu hallita myytävien tavaroiden valmistukseen tarvittavia raaka -aineita, kun taas kolmasosa on vastuussa valmistusprosessissa käytettävien laitteiden ja komponenttien ostamisesta.
Joissakin yrityksissä teollinen ostaja tekee tiivistä yhteistyötä muiden kanssa yhteisössä luodakseen toimivia toimintabudjetteja. Osana tätä osuutta ostajaa pyydetään usein auttamaan ennakoimaan yhteisön tarjoamien tuotteiden kysyntää sekä hintojen muutoksia tavaroiden ja palvelujen osalta, joita tarvitaan kokonaisvaltaisen toiminnan ylläpitämiseksi. Tämä edellyttää usein markkinoiden tutkimista ja indikaattoreita tulevista muutoksista, jotka yhteisön on käsiteltävä menestyäkseen.
Teollinen ostaja toimii usein yhteyshenkilönä yrityksen ja sen toimittajien välillä. Toiminnallisesta rakenteesta riippuen ostaja voi tarjota myös osastopäälliköiden ja yhteisön osto -osaston hyväksymien myyjien välisiä viestintäkeinoja. Harvoissa tapauksissa ostajaa voidaan kutsua tapaamaan potentiaalisia asiakkaita osana myyntiprosessia, yleensä auttaakseen kouluttamaan asiakasta siitä, miten laadukkaat tuotteet valitaan ja miten tämä valinta hyödyttää asiakasta.
Kokemuksen ja koulutuksen kannalta ei ole epätavallista, että teollinen ostaja suorittaa korkeakoulututkinnon jollakin liiketoiminnan tai rahoituksen alalla. Monet yritykset työllistävät ostajia, joilla on todistettu kokemus neuvotteluista toimittajien kanssa ja osaavat lukea markkinaolosuhteet tarkasti. Tilanteissa, joissa ostajaa voidaan kutsua johtamaan ostajaryhmää, henkilöllä on yleensä joitain liiketoiminnan johtamiseen liittyviä koulutusvaltuuksia.