Terveystietojen ylläpitäjällä on neljä ensisijaista vastuualueita: tietojen syöttömenettelyjen luominen, tietojen eheyden hallinta, järjestelmän turvallisuus ja tietojen analysointi. Terveystietojen ylläpitäjä tai terveystietojen johtaja on koulutettu ylläpitämään potilaiden potilastietoja. Terveystietojen ylläpitäjät työskentelevät sairaaloissa, terveydenhuoltolaitoksissa ja vakuutusyhtiöissä. Tavallisissa terveystieto- tai terveystietueosastoissa terveystietojen ylläpitäjällä on useita terveystietotekniikoita, jotka vastaavat tietojen syöttämisestä ja rutiinianalyysien suorittamisesta.
Terveystietojen ylläpitäjän ylläpitämiä tietoja käytetään kustannusten analysointiin ja terveyskehitystä, henkilöstöä ja laitteiden hankintaa koskevien päätösten tekemiseen. Tietojen on oltava tarkkoja, luotettavia ja turvallisia potilaan luottamuksellisuuden vuoksi. Markkinoilla on laaja valikoima terveystietojärjestelmiä. Ei ole harvinaista, että terveystietojen ylläpitäjä tekee tiivistä yhteistyötä järjestelmien tukihenkilöstön kanssa uusien raporttien luomiseksi ja toimintojen parantamiseksi vastaamaan ainutlaatuisia tarpeita.
Tietojen syöttömenettelyt ovat sääntöjä ja vaiheita, joita terveystietojen teknikot noudattavat syöttäessään tietoja terveystietojärjestelmään. Näitä menettelyjä käytetään vähentämään tietojen syöttövirheiden riskiä, varmistamaan tiettyjen koodien johdonmukainen käyttö vastaamaan todellisia tietoja ja muodostamaan perustan kaikille tuleville raporteille. Näiden sääntöjen luominen ja ylläpito määrää tietojen yleisen laadun ja vaikuttaa suoraan tietojen käytettävyyteen.
Tietojen eheys on tärkeä toiminto, jota hallitaan yhdistämällä liiketoimintaprosessi ja järjestelmäsäännöt. Liiketoimintaprosessin säännöt määrittävät, mitä tietoja tallennetaan ja miten. Kaikkien terveystietoteknikoiden on määritettävä ja käytettävä johdonmukaisesti tietojen syöttämisen lähdeasiakirjoja. Tietokonejärjestelmät voidaan ohjelmoida varmistamaan, että kaikki tietojen syöttö täyttää tietyt säännöt, jotka koskevat merkkien määrää, numeerisia ryhmittelyjä tai päällekkäisten tietojen syöttämisen tarkistuksia. Näiden toimintojen yhdistelmä antaa jonkin verran hallintaa järjestelmään syötettyjen tietojen laadusta.
Terveystiedot sisältävät potilaan henkilökohtaisia tietoja, kuten iän, sukupuolen, tarkat toimenpiteet, testit, lääkärin nimen ja erikoisalan sekä reseptilääkkeet. Kaikki nämä tiedot ovat erittäin luottamuksellisia. Terveystietojärjestelmää ympäröivä turvallisuustaso on kriittinen. Vaikka fyysinen turvallisuus on yleensä tietotekniikkahenkilöstön vastuulla, järjestelmänvalvoja on vastuussa sekä niiden henkilöiden valvonnasta, joilla on käyttöoikeus että mitä toimintoja he voivat suorittaa. Monissa terveystietojärjestelmissä on tarkastusreittejä, joiden avulla voidaan seurata kunkin potilaan tiedostoon tutustuneen työntekijän nimeä ja milloin.
Terveystietojen ylläpitäjän viimeinen vastuu on järjestelmäraporttien analysointi. He ovat vastuussa tarkkojen ja kattavien raporttien antamisesta ylimmälle johdolle kustannuksista, toiminnasta, potilaiden väestötiedoista ja tarvittaessa muista tiedoista. Tämä on kriittinen toiminto tehokkaan päätöksenteon kannalta sekä sairaalassa että vakuutusyhtiössä.