Yksi tietojen säilyttäjän yleisimmistä tehtävistä on varmistaa, että kaikki organisaatioon kuuluvat tiedot on määritelty ja järjestetty loogisesti. Tämän alan ammattilaiset ovat usein vastuussa arkaluonteisten tietojen käyttöoikeuden myöntämisestä ja tietojen käyttöpyyntöjen hyväksymisestä. Joissakin tapauksissa tietojen säilyttäjä voi olla vastuussa tallennettujen tietojen oikeellisuuden ja asianmukaisuuden arvioinnista. Kun organisaation johto suunnittelee systeemisiä muutoksia, tietojen säilyttäjiä kuullaan usein ja heidän odotetaan osallistuvan uusien tietotekniikkajärjestelmien (IT) käyttöönottoon. Nämä ammattilaiset voivat myös olla vastuussa muiden organisaation jäsenten kommunikoinnista kaikista tiedonsaantiongelmista ja perusvianmääritystehtävistä.
Tietojen säilyttäjä on IT -ammattilainen, joka on vastuussa päätöksistä siitä, miten organisaation digitaaliset tiedot tallennetaan, järjestetään ja käytetään. Useimmissa tapauksissa tämä ammattilainen on haara, osasto tai tiiminvetäjä. Suurempien organisaatioiden tietojen säilyttäjät saattavat tarvita tietohallintohenkilökunnan apua, jolle säilyttäjä voi siirtää tehtäviä ja myöntää oikeuksia, jos hän ei pysty hoitamaan näitä tehtäviä yksin.
Yksi tietojen säilyttäjän ensisijainen tehtävä on määrittää tietojen herkkyys. Esimerkiksi akateemisessa kontekstissa tämä ammattilainen voi määritellä kaikki opiskelijoiden henkilötietoja koskevat tiedot erittäin arkaluonteisiksi. Yksilöt, jotka haluavat käyttää näitä tietoja, saattavat joutua ottamaan yhteyttä säilyttäjään saadakseen nämä tiedot. Toisaalta kurssivaatimuksia koskevat tiedot voidaan määritellä julkisiksi, koska ne eivät ole arkaluonteisia ja voivat hyödyttää osapuolia, joilla ei ole etuoikeuksia.
Liiketoiminnan yhteydessä tietojen säilyttäjiltä vaaditaan yleensä ymmärrys siitä, miten tiedot liittyvät organisaation toimintaan. Niiden odotetaan usein kehittävän ja tarkistavan ohjeita, jotka määräävät, miten tiedot on hankittava ja mihin ne on tallennettava. Kun ammattilaisilla on kysymyksiä siitä, miksi tiedot ovat tärkeitä tai merkityksellisiä tai miksi ne on määritelty tietyllä tavalla, tietojen säilyttäjä saattaa olla vastuussa vastausten antamisesta.
On myös tavallista, että tietojen säilyttäjät tekevät tiivistä yhteistyötä johtajien kanssa suurten toiminnallisten muutosten toteuttamiseksi. Esimerkiksi kun organisaatiossa tehdään suuria muutoksia, joiden on tarkoitus parantaa tehokkuutta, tietojen säilyttäjä saattaa olla vastuussa uusien IT -järjestelmien käyttöönoton valvonnasta. Useissa tapauksissa tietojen säilyttäjät tapaavat muita IT -johtajia, kuten sovellusten säilyttäjiä, suunnitellakseen uutta IT -arkkitehtuuria ja luodakseen oppaita työntekijöille.