Tietojen ylläpitäjä on tietotekniikan ammattilainen, joka voi suunnitella ja ylläpitää tietokoneistettuja tietokantoja. Tietojen ylläpitäjän tehtäviin kuuluu ensisijaisesti ohjelmistojen hallinta, mukaan lukien käyttöoikeudet. Tietokantaohjelmistoja on usein tutkittava ja säädettävä, jotta tiedot voidaan tallentaa organisaation tarpeiden mukaan. Ohjelmiston toimivuuden valvonta ja varmistaminen on tärkeä osa tietojen ylläpitäjän työtä.
Yleensä tietojärjestelmänvalvojat määrittävät, miten tietokantaohjelma tulee asentaa ja järjestää. He ovat usein vastuussa palvelin- ja tallennussovellusten valitsemisesta, jotka näyttävät tietoja tietyllä tavalla. Esimerkiksi piirin eri kouluja koskevat tiedot voivat olla haettavissa nimen ja osoitteen perusteella. Järjestelmänvalvoja määrittää, mitä tietoja ohjelmaan tallennetaan ja miten ne luokitellaan.
Tietojensa soveltamisen lisäksi eri tietokantaohjelmisto -ohjelmien määrittämiseen ja mukauttamiseen järjestelmänvalvojien on myös oltava tietoisia siitä, miten kyseinen ohjelmisto on vuorovaikutuksessa tietokoneen laitteiston kanssa. Monet tietokantaohjelmat tarjoavat käyttäjille pääsyn tietoihin lähiverkon (LAN) tai Internetin kautta. Yksi järjestelmänvalvojan yleisistä tehtävistä on varmistaa, että tietokantaohjelmat ovat käytettävissä yrityksen verkon kautta. Järjestelmänvalvoja voi tehdä yhteistyötä verkkoinsinöörin kanssa lisätäkseen ja vähentääkseen verkon kapasiteettia tarpeen mukaan.
Joskus tietokantoihin ja ohjelmistoihin tulee toiminnallisia virheitä. Tietojen ylläpitäjän tehtävänä on ratkaista järjestelmä ja selvittää virheen syy. Ohjelmiston ohjelmointivirheiden korjaamisen lisäksi datan ylläpitäjät päivittävät ja ylläpitävät järjestelmiä säännöllisesti. Tämä voi sisältää ohjelman toiminnallisuuden väliaikaisen poistamisen käytöstä, jotta päivitykset voidaan ottaa käyttöön ja tallennetut tiedot voidaan siirtää turvallisesti.
Järjestelmänvalvojan suuri huolenaihe on tietokannan sisältämien tietojen turvallisuus. Tietojen ylläpitäjät tekevät myös yhteistyötä verkkojärjestelmäinsinöörien kanssa suojautuakseen mahdollisilta tunkeutumisilta. He voivat aktiivisesti tutkia ja suositella mahdollisia palomuurin ja tunkeutumisen havaitsemisohjelmistoja salaustekniikan lisäksi. Järjestelmänvalvojat ovat vastuussa pääsystä tietokantaan luomalla käyttäjätunnuksia, salasanoja ja käyttöoikeuksia.
Kun tietojärjestelmänvalvoja määrittää käyttäjänimen, hän yleensä antaa tietyt käyttöoikeustasot. Käyttäjän työtehtävästä tai tilasta riippuen hän voi ehkä muokata ohjelmia tietyillä organisaation tietokoneilla. Käyttöoikeustasoja voidaan käyttää myös rajoittamaan tiettyjen käyttäjien pääsyä tietoihin tai ohjelmistokomponentteihin. Esimerkiksi opetusympäristössä opiskelijoiden käyttäjiä voidaan rajoittaa muuttamasta mitä tahansa tietokoneen ohjelmistoa.