Yritys käyttää tietohallintoa tietojen hallinnoimiseksi ja puolustamiseksi. Ne toimivat yhteyshenkilönä tietotekniikka-, markkinointi-, myynti- ja kirjanpito -osastojen välillä. Tietojen käytön koordinoinnin lisäksi tietojenhoitajat hallinnoivat myös ohjelmoijia, tietokantojen ylläpitäjiä ja verkkoturva -asiantuntijoita. Jokainen yritys kerää suuren määrän tietoja, jotka on jaettava, analysoitava ja suojattava. Tietohallinnoijat varmistavat, että kaikki yrityksen keräämät tiedot käytetään tehokkaasti ja tehokkaasti.
Tietojen keräämistä valvoo luottamusmies. He tekevät yhteistyötä ohjelmistokehittäjien ja verkkosivustojen ylläpitäjien kanssa varmistaakseen, että kaikki tarvittava tieto kerätään tasaisesti ja että muut yksiköt voivat helposti käyttää sitä. Käytännössä tämä tarkoittaa yhteistyötä tietokannan ylläpitäjien kanssa rakentaakseen loppukäyttäjän saavutettavissa oleva tallennus- ja raportointimenetelmien järjestelmä. Tietohallinnoijat asettavat myös standardit yrityksen tietomalleille ja tietosanakirjoille.
Tietojen keräämisen lisäksi toinen luottamusmiehen tehtävä on ekstrapoloida päätelmät kerätyistä tosiasioista ja tilastoista. Nämä johtopäätökset esitetään sitten yrityksen johdolle yhdessä luottamusmiehen suunnitelmien ja suositusten kanssa. Esimerkiksi sivuston ylläpitäjän keräämät verkkosivujen liikennetiedot ja toimintamallit voidaan esitellä muille osastoille yhdessä luottamusmiehen kanssa, joka selittää suuntauksia ja parannussuunnitelmia.
Tietojen eheys on myös luottamusmiehen vastuulla. Järjestelmänvalvojien rinnalla he valvovat tietojen siirtymistä järjestelmästä toiseen laitteiden ja ohjelmistopäivitysten aikana. Luottamusmiehet myös koordinoivat ja valvovat tietojärjestelmien testausta ja vianmääritystä ennen niiden luovuttamista käyttäjille.
Tietojenhoitajat voivat hallita tietojen varmuuskopiointia, päällekkäisyyttä ja suojattua tallennusta koskevia normeja. He työskentelevät myös verkon tietoturva -asiantuntijoiden kanssa suojatakseen kerättyjä tietoja mahdollisilta haitallisilta ulkopuolisilta häiriöiltä. Tiedonkeruun ja sisäisen tiedon käytön tarkastus on toinen rooli, jonka tietojenhoitajina toimivat tietojenhoitajat hoitavat. Luottamusmiehet neuvottelevat myös tietokantojen ylläpitäjien kanssa kaikkien tietokantajärjestelmien optimaalisen suorituskyvyn saavuttamiseksi. Verkkosivustot, sisäiset ohjelmistot ja yrityksen sähköposti ovat kaikki tietokantojen ylläpitämiä.
Yksilöstä voi tulla tietojenhoitaja, kun hän on ensin työskennellyt tietotekniikan alalla tietokannan järjestelmänvalvojana, ohjelmistokehittäjänä tai verkkojärjestelmien asiantuntijana. Merkittävä kokemus alalta tai yrityksestä voi olla tarpeen työn saamiseksi. Yleensä vaaditaan myös korkeakoulututkinto asiaankuuluvalla alalla. Organisaatiotaito ja ongelmanratkaisukyky ovat tärkeitä tietojenhoitajana. Johtajuudella ja julkisella puhumisella on myös ratkaiseva rooli, koska luottamusmiehet hallinnoivat muita ja esittävät kerättyjä tietoja.