Tietokantapäällikkö toimii tietokannanhallintaohjelmiston kanssa ja tekee muutoksia sen perusteella, miten organisaation on järjestettävä tiedot. Tässä prosessissa kommunikoidaan yrityksen työntekijöiden kanssa, jotta voidaan päättää vaatimuksista, ja luodaan sitten todellinen sähköinen tietokanta näiden tarpeiden perusteella. Tietokannan ylläpitäjän on myös voitava testata kaikki tämän prosessin aikana tehdyt muutokset varmistaakseen, että järjestelmä toimii oikein ja sen mukaisesti. Tähän tehtävään, joka tunnetaan myös tietokannan järjestelmänvalvojana, kuuluu myös järjestelmän ja sen suojausprotokollien jatkuva seuranta.
Tietokannan on kyettävä tunnistamaan ja määrittämään käyttäjille oikeudet. Uusia käyttäjiä voidaan lisätä, ja tietokannan ylläpitäjän vastuulla on varmistaa, että se tekee tämän oikein. Jos virheitä ilmenee, johtajan on kyettävä korjaamaan ne ja tekemään muutoksia usein kooditasolla, joten ohjelmointitiedot tai kyky kommunikoida ohjelmoijan kanssa projektissa ovat välttämättömiä. Tarvitaan myös kyky koordinoida kehitystä, koska hankkeen laajuus on usein määritettävä. Ei ole harvinaista, että tämä henkilö toimii tietokannan projektipäällikkönä.
Suojaus on tärkeä osa tietokannan hallintaa. Tietokoneen tiedostot on suojattava samalla tavalla kuin virustentorjunta- ja kulunvalvontajärjestelmät. Salasanat ja turvakoodit on ehkä asetettava sen perusteella, kenellä on oikeudet nähdä mitä tietoja. Esimerkiksi tietokannan ylläpitäjällä on oikeus tarkastella ja muokata muiden käyttäjien käyttöoikeuksia. Tämä työ sisältää myös kaikkien tietokantaan tai verkossa oleviin tietokoneisiin tehtyjen muutosten ajoituksen, suunnittelun ja valvonnan sekä muutosten tarkistamisen, jotta voidaan arvioida, kuinka kauan ne kestävät ja mitä ne maksavat.
Tietokantapäällikön tehtävänä on kouluttaa muita käyttämään järjestelmää, ja sen pitäisi olla käytettävissä mahdollisimman paljon, jos työntekijöillä on kysyttävää. Johtaja on tavallaan myös tekninen tukihenkilö. Tämä työ edellyttää mukavaa työskentelyä tietokoneiden ja ihmisten kanssa sekä molempien tietojen jatkuvaa käsittelyä. On tärkeää pitää tarkat tiedot siitä, mitä ihmiset pyytävät, ja järjestelmätiedoista, kuten virheistä ja mahdollisista tietoturvariskeistä, myöhempää siirtoa varten. Tietokantapäällikkö toimii myös konsulttina yrityksen teknisille osastoille sekä johdolle.