Tietueen koordinaattori on henkilö, joka järjestää ja hallinnoi joko paperitiedostoja, sähköisiä tiedostoja tai molempia. Nämä henkilöt ovat tyypillisesti valtion laitosten, yliopistojen tai lääketieteellisten laitosten palveluksessa. Jotta tämä työ voidaan suorittaa tehokkaasti, asiakirjakoordinaattorin on oltava erittäin organisoitu ja säilytettävä luottamuksellisuus. Jotkut tähän tehtävään liittyvät yleiset työtehtävät sisältävät lomakkeiden täyttämisen, yksilöiden lomakkeiden käytön, alaisten valvonnan, tarvittavien tietojen hankkimisen raportteja varten ja raporttien luomisen.
Lomakkeiden rutiininomainen arkistointi on yksi asiakirjakoordinaattorin tärkeimmistä tehtävistä. Aina kun lomake on arkistoitava, hänen on luokiteltava se ja sijoitettava se oikeaan paikkaan. Tämä velvollisuus edellyttää rekisterikoordinaattorin järjestäytymistä ja hänellä on perusteelliset tiedot hänen pitämistään asiakirjoista. Lisäksi hänen on järjestettävä johdonmukaisesti tietueet sen varmistamiseksi, että kaikki lomakkeet ovat oikeassa paikassa. Joissakin tapauksissa hänen on myös ajoittain tuhottava tietyt asiakirjat, kuten oikeudelliset asiakirjat, määrätyn ajan kuluttua.
Yksityishenkilöiden tietueiden käyttö on myös suuri osa tätä työtä. Jos hän esimerkiksi työskentelee yliopistossa, hänen on ehkä löydettävä opiskelijarekisterit tietojen keräämiseksi. Jos hän työskentelee valtion laitoksessa, hänen on ehkä saatava tutustua oikeudellisiin asiakirjoihin. Tämä työn osa vaatii täydellistä luottamuksellisuutta, joten on tärkeää, että tietueiden koordinaattori ei jaa tietoja luvattomille henkilöille.
Myös alaisten valvonta on yleistä. Pienemmillä osastoilla hän saa valvoa vain kourallisen työntekijöitä. Suuremmissa henkilöissä hänellä voi olla melko suuri henkilökunta, joka auttaa pitämään tarkat ja organisoidut tiedot. Tämä työtehtävä edellyttää henkilöä, jolla on hyvät johtamistaidot ja kyky valvoa osastoa.
Toinen osa tietueiden koordinaattorin tehtävistä on tarvittavien tietojen hankkiminen raportteja varten. Jos hän esimerkiksi työskentelee valtion laitoksessa, hänen on ehkä löydettävä tietoja talousarvioraportin laatimiseksi. Tämä käytäntö sisältää asiaankuuluvien asiakirjojen paikantamisen ja tarvittavien tietojen keräämisen. Tietojen kerääminen voi toisinaan olla työlästä ja aikaa vievää, jos siihen liittyy suuri määrä asiakirjoja.
Lisäksi tietueiden koordinaattorin on myös luotava raportteja tarvittavien tietojen löytämisen jälkeen. Useimmissa tapauksissa tämä edellyttää hänen syöttävän tietoja tietokoneeseen. Myöhemmin hän tulostaa kaavioita tai kaavioita, jotka selittävät datatrendejä. Kun hän on hankkinut kaaviot tai kaaviot, hän yleensä jakaa tiedot asiaankuuluville henkilöille joko kasvotusten tai online -kirjeenvaihdolla.