Omistusavustaja tarjoaa hallintayhtiöille hallinnollista tukea kiinteistöjen myyntitapahtumien aikana. Tehtävä on suurelta osin toimistotyö, mutta vaatii erityistä tietämystä escrow -menettelyistä, asuntohakuista, verovapautuksista ja kiinteistöjen sulkemisesta. Tämän alan avustaja tekee tiivistä yhteistyötä lisensoidun ammattilaisen kanssa, ja häntä pyydetään olemaan vuorovaikutuksessa ostajien, myyjien ja lainanantajan kanssa valmistellakseen paperityöt myynnin loppuun saattamiseksi.
Myytävän asunnon omistusoikeuden vakuutusprosessi on kiinteistövakuutusyhtiön työ. Tämä yritys tutkii kiinteistön omistusoikeuden tilan varmistaakseen, että on olemassa todennettavissa oleva omistusoikeusketju, joka päättyy kiinteistön myyjään. Nimikeyritys etsii useista paikoista yrittääkseen selvittää omistusongelmia, mukaan lukien tekijänrekisteriin tallennetut otsikkotietueet sekä paikalliset ja kansalliset verotustiedot. Jos yritys voi varmistaa, ettei omaisuutta vastaan ole saatavia, jotka vaikuttavat ostajan omistusosuuteen, se myöntää omistusvakuutuksen, joka vahvistaa heidän tutkimuksensa.
Omistusyhtiöt ovat riippumattomia yhteisöjä, jotka työskentelevät kaikkien kiinteistökaupan osapuolten kanssa. Monissa liiketoimissa, joihin liittyy rahoituslaitoksen kiinnitys, lainanantaja ei myönnä lainaa, ellei kiinteistöyhtiö vakuuta kiinteistön omistusta. Tämä on usein ennakkoedellytys tapahtuman päättämiselle ja voi olla suuri osa talletusprosessia. Nimikeyrityksessä työskentelevä henkilöstö on vastuussa yhteistyöstä ostajien, myyjien ja lainanantajien kanssa, ja heidän on saatettava työt päätökseen riittävän ajoissa, jotta sulkeminen tapahtuu myyntisopimuksen asettaman aikataulun mukaisesti.
Lisensoidut omistusvakuutuksenantajat palkkaavat nimikkeen avustajan hoitamaan monia hallinnollisia tehtäviä, jotka liittyvät nimikkeen vakuutuksen myöntämiseen. Nimikeavustaja vastaa tyypillisesti jokaiseen asiakkaaseen liittyvistä toimistotehtävistä, kuten tiedoston ylläpidosta, kirjeenvaihdon lähettämisestä ja kokousten järjestämisestä. Avustajana osoitetut tehtävät voivat olla mitä tahansa, mitä johtavat ammattilaiset päättävät tehdä.
Toimistotehtävien lisäksi asiamiehen avustaja joutuu usein suorittamaan työn, joka edellyttää erityistä tietoa nimikkeen vakuutusprosessista. Tähän voi kuulua tietueiden tutkiminen tekojen kirjaajan toimistossa tai verovelvollisen toimistossa. Se voi myös sisältää erikoistuneiden asiakirjojen valmistelua vaatimusten, kuten toimeksiantojen ja vapautusten, vapauttamiseksi. Toimiakseen kunnolla työssä, asiamiehen avustajan on myös tunnettava kiinteistökauppaan kuuluvat instrumenttityypit, mukaan lukien asiakirjat, kartat ja siirtoasiakirjat.