Vakuutusapulainen tarjoaa hallinnollista tukea vakuutustoimistossa työskentelemällä ylempien edustajien ja muun henkilöstön kanssa asiakkaiden ja mahdollisten vakuutusasiakkaiden tarpeiden täyttämiseksi. Saattaa olla tarpeen hankkia lisenssi työskennellä vakuutusavustajana, ja jotkut toimistot palkkaa ensisijaisesti kandidaatin tutkinnon suorittaneita henkilöitä näihin tehtäviin. Tällainen työ voi saada ihmiset lopulta työskentelemään agentteina, ja jotkut toimistot tarjoavat tukea ja apua tutkimuksissa, joita tarvitaan agentin tai välittäjän työskentelyyn.
Vakuutusavustaja työskentelee toimiston vastaanotossa, käsittelee puhelinta, sähköpostia ja henkilökohtaisia tiedusteluja. Vakuutusasiantuntijat voivat tarjota asiakkaille perustietoja vakuutuksista ja tarjota apua asiakkaille, joiden on esitettävä korvausvaatimuksia tai tehtävä muutoksia vakuutuksiin. Viraston edustajina he tarvitsevat hyviä viestintätaitoja. Joillakin alueilla kaksikieliset työntekijät tavoittavat mieluummin asiakkaat, jotka eivät ehkä puhu alueen äidinkieltä.
Toinen osa työtä voi sisältää asiakirjojen arkistoinnin pääkonttorin kanssa, käytäntöjen tarkistamisen varmistaakseen, että ne ovat kunnossa, ja toimiston arkistointijärjestelmän ylläpito. Kun asiakkaat päivittävät vakuutuksiaan ja tilejään, vakuutusasiantuntijan on dokumentoitava nämä muutokset ja annettava uusia asiakirjoja, jotka vastaavat vakuutusten muutoksia. Vakuutusapulainen voi valvoa muuta hallintohenkilöstöä ja siirtää joitakin tehtäviä heille keskittyäkseen monimutkaisempaan ja arkaluonteisempiin töihin.
Jokaisella asiamiehellä on hieman erilainen työtyyli, ja vakuutusavustajan tehtävät voivat vaihdella. Osa työstä edellyttää agenttien tarpeiden ennakointia ja sen varmistamista, että heidän tarvitsemansa tiedot ovat valmiina, kun he menevät kokouksiin ja keskustelevat asioista asiakkaiden kanssa. Vakuutusapulaiset voivat myös suorittaa edustajille tutkimusta auttaakseen heitä ymmärtämään kaikki ongelmat, jotka voivat liittyä tiettyyn asiakkaaseen tai vakuutukseen. Monimutkaisiin ja suuriin politiikkoihin tämä tutkimus voi sisältää erilaisia toimintoja, kuten kiinteistöjen omistustietojen jäljittämisen, lääketieteellisten asiakirjojen tarkistamisen lääkärin vastaanotolta ja niin edelleen.
Vakuutustoimistot avaavat säännöllisesti avustajia ja antavat tietoa siitä, mitä he etsivät työluetteloissaan. Koulutus- ja lisenssivaatimusten lisäksi toimistot voivat suosia hakijoita, joilla on jonkin verran kokemusta vakuutusalasta. Henkilö, joka on kiinnostunut ryhtymään vakuutusapulaiseksi, saattaa haluta työskennellä toimistossa hallintohenkilöstönä kerätäkseen kokemusta ja referenssejä ennen avustajan avaamista.