Valokuva -arkistoija on tyypillisesti vastuussa valokuvaryhmän järjestämisestä kattavalla ja mielekkäällä tavalla. Tämä voidaan tehdä useilla eri tavoilla, ja se voi sisältää valokuvien aikajärjestyksen ja järjestämisen aihe- tai valokuvaajakohtaisiin luokkiin. Kun organisaatio on valmis, arkistomies on usein vastuussa siitä, että eri kuvien merkitys ja tarkoitus vangitaan kokoamalla tietueet ja merkinnät jokaiselle kuvalle. Valokuva -arkistoija voi myös työskennellä digitaalisella välineellä käyttämällä digitaalisia valokuvia ja tietokonetiedostoja järjestelemään tietoja mielekkäästi ja tehokkaasti.
Valokuva -arkistoijan tehtävät ja vastuut voivat vaihdella jonkin verran riippuen työnantajaorganisaation erityistarpeista. Yleensä arkistotyöntekijän työ alkaa kuitenkin usein keräämällä ja järjestämällä useita valokuvia, jotka ovat osa kokoelmaa. Tämä ensimmäinen tehtävä voi olla uskomattoman monimutkainen, jos ryhmässä on tuhansia tai jopa miljoonia valokuvia, jotka on arkistoitava ja saatettava saataville.
Valokuva -arkistoijan asianmukainen järjestäminen edellyttää usein eri valokuvien yhdistämistä, mutta myös parhaan tilaustavan määrittämistä. Tämä voi riippua tavasta, jolla organisaatio haluaa arkistoida kuvat, vaikka aikajärjestys on melko yleinen. Valokuvien oikean kronologian määrittäminen voi kuitenkin olla vaikeaa, joten lisämenetelmiä voidaan käyttää. Valokuvat voidaan järjestää kuvien kohteiden tai valokuvan ottaneen henkilön perusteella tai lajitella useiden luokkien perusteella, joilla on erilainen merkitys.
Kun kuvat on järjestetty oikein, valokuva -arkistoija yleensä määrittää niiden merkityksen tai tarkoituksen. Esimerkiksi kerättyihin kuviin voi liittää merkintöjä, jotka osoittavat, kuka otti kunkin kuvan ja jokaisen kohteen. Tätä voidaan laajentaa antamalla lisätietoja, usein kertomalla valokuvan kohteen merkityksestä tai tarkoituksesta. Tämä varmistaa, että arkiston kuvat pysyvät mielekkäinä myös tulevaisuudessa.
Valokuva -arkistoija voi myös työskennellä digitaalisten valokuvien kanssa, järjestää ja lisätä niihin merkintöjä digitaalisella välineellä. Tämä voidaan tehdä pelkästään tietokoneella, arkistonhoitajan lisäämällä muistiinpanoja digitaalisiin tiedostoihin, järjestämällä kuvat eri alikansioihin ja tallentamalla valokuvat kiintolevylle. Tällainen arkistointi voi kuitenkin sisältää myös ulkoisen tallennusvälineen, mukaan lukien lisämuistilaitteiden tai medialevyjen käytön. Tämä varmistaa, että kuva -arkistoija säilyttää kuvien ja merkintöjen tallenteen sekä varmuuskopiona että alkuperäisenä.