Pätevyysarvioija tarkistaa yhdessä maassa myönnetyt koulutustiedot ja määrittää niiden vastaavuuden toisessa maassa. Alan ammattilaisten palvelut ovat välttämättömiä kaikissa olosuhteissa, joissa henkilö, jolla on ulkomaiset koulutustiedot, haluaa käyttää niitä työntekoon, hakemaan korkeakouluun tai harjoittamaan vastaavaa toimintaa. Valtakirjan arvioijilla on yleensä kotipaikka, jossa he työskentelevät, ja he keskittyvät muiden valtakirjojen vastaavuuden määrittämiseen suhteessa kotivaltioon. Esimerkiksi valtakirjan arvioija Intiassa määrittää, miten ulkomaiset valtakirjat muuttuvat intialaisiksi termeiksi.
Valtakirjan arvioija aloittaa ulkomaisista asiakirjoista. Jotkut tarjoavat myös käännöspalveluja, kun taas toiset voivat pyytää asiakirjojen toimittamista virallisen käännöksen mukana. Hänen on tunnettava kyseisen maan koulutusjärjestelmä, jotta hän voi määrittää sopivimman vastaavuuden. Hän voi tehdä tutkimusta, jos hän ei tunne tietyn maan valtakirjajärjestelmää.
Valtakirjan arvioijat voivat tarkastella valtakirjoja mistä tahansa koulutustasosta lukion tutkintotodistuksista valtakirjoihin lääkärin tai lakimiehen harjoitteluun. He kääntävät lopulliset valtuudet tärkeimpiin termeihin korkeakoulujen valintalautakuntien, työnantajien ja muiden asianomaisten osapuolten hyväksi. Palvelun hinta voi vaihdella riippuen vaadittavasta yksityiskohtaisuudesta ja siitä, millaista tutkimusta valtuutuksen arvioijan on suoritettava.
Ulkomailta tulevien hakijoiden on ehkä toimitettava alkuperäiset asiakirjat ja valtuutetun arvioijan arvio. Muissa tapauksissa mahdollinen työnantaja tai opettaja suorittaa oman tutkimuksensa. Ihmisille, jotka aikovat työskennellä ammattimaisesti, tämä arviointi on kriittinen, koska isäntämaan on määritettävä, riittääkö valtakirja tai tarvitseeko ammattilainen lisäkoulutusta ja -sertifikaattia. Yliopisto -opiskelijat voivat myös hyötyä valtakirjan arvioijan palveluista, koska he voivat ehkä välttää toistuvan koulutuksen ja luokat lähettämällä tarkkoja tietoja koulutuksensa tasosta.
Pätevyysvaatimusten arvioijana toimiminen voi vaihdella maittain. Jotkut ovat koulutusalan ammattilaisia ja saattavat kuulua ammattijärjestöihin, jotka asettavat standardeja jäsenilleen. Toiset voivat työskennellä epävirallisemmin; esimerkiksi korkeakoulun pääsyosaston joku voi saada tehtävän arvioida ulkomaisia koulutusasiakirjoja, jotta voidaan määrittää saapuvien opiskelijoiden sijoittaminen. Ihmiset, jotka ovat kiinnostuneita tästä urasta, voivat arvioida alueensa työpaikkailmoituksia määrittääkseen, millaisia taitoja ja sertifikaatteja mahdolliset työnantajat odottavat.