Useat tärkeät ammattistandardit luovat puitteet koulutuspäällikön, kuten vararehtorin, tehtäville. Varapääjohtaja, joka tunnetaan myös apulaisrehtorina, edistää koko oppilaitoksen tukemaa näkemystä oppimisesta. Hän on vastuussa oikeudenmukaisen ja eettisen ympäristön luomisesta, jossa opiskelijat ja henkilökunta tuntevat olonsa riittävän turvalliseksi oppiakseen. Apulaisrehtorin tehtävänä on hallita nykyisiä henkilö- ja raharesursseja sekä määrittää tulevaisuuden tarpeet. Myös koulutussääntöjen pysyminen ajan tasalla ja mahdollisesti pyrkiminen vaikuttamaan niihin voi olla osa työtä.
Luodakseen näkemyksen oppimisesta, jonka koulun henkilökunta hyväksyy käytännössä, järjestelmänvalvojan on ymmärrettävä, mitkä kasvatustulokset ovat tärkeitä oppijoille 21. vuosisadan moniarvoisessa yhteiskunnassa. Hänen on tiedettävä, miten päästä yhteisymmärrykseen kollegoiden kesken, neuvotella tarvittaessa ja uskoa lujasti, että kaikki opiskelijat voivat oppia. Esimerkiksi puhumalla koulun hallituksen kuukausikokouksissa hän voi pitää perheet ajan tasalla suunnasta, johon hän haluaa koulun siirtyvän, sekä edistymisestä kohti tätä tavoitetta.
Henkilöstön ja opiskelijoiden turvallisuus ja motivaatio voivat kuulua ensisijaisesti apulaisrehtorille. Kurinalaiskysymysten oikeudenmukainen käsittely, oppilaiden ja henkilöstön saavutusten tunnustaminen, koulun ilmaston seuranta ja opetuksen ulkopuolisten toimintojen valvonta ovat neljä työtehtävää, jotka auttavat pitämään koulun sellaisena kuin ihmiset haluavat olla. Apulaisrehtori voi myös osallistua henkilöstökehitysesityksiin työpäivinä ja auttaa opettajia asettamaan itselleen ammatillisia tavoitteita vuosittain. Vuosittaisten opettaja -arviointien suorittaminen voi olla osa rehtorin kanssa jaettavaa työtä. Varapäällikön tulee antaa ammattimaisesti ja kunnioittavasti positiivista ja negatiivista palautetta opettajille arviointiensa jälkeen.
Vararehtorilla on oltava vahvat viestintätaidot. Osa järjestelmänvalvojan tehtävistä voi olla uutiskirjeiden tai koulun verkkosivustojen päivitysten kirjoittaminen, jotka pitävät perheet ajan tasalla ja vahvistavat yhteisöyhteyksiä. Yhteyksien kehittäminen yhteisön resursseihin, mukaan lukien yritykset ja yhteiskunnalliset organisaatiot, voi olla yhteisvastuussa apulaisrehtorin, rehtorin ja ohjausneuvojan kesken.
Koulun päivittäinen organisointi ja toiminta kuuluu hallintoon. Apulaisjohtaja voi työskennellä rehtorin kanssa koulun vuosibudjetin kehittämiseksi. Tämän lisäksi häntä voidaan syyttää päivittäisten odottamattomien hallinnollisten ongelmien ratkaisemisesta ja siitä, että ne ratkaistaan nopeasti ja oikeudenmukaisesti.
Koulutusvalvojat voivat olla muutoksen agentti osallistumalla komiteoihin tai ottamalla yhteyttä ja tapaamalla päätöksentekijöitä muuttaakseen koulutuslakeja. Esimerkiksi vararehtori voi puolustaa opiskelijoiden yksityisyyteen liittyviä laillisia oikeuksia lainsäädäntökäsittelyissä. Laajemman paikallisen tai kansallisen koulutuspolitiikan vaikuttaminen on joskus unohdettu, mutta erittäin tärkeä osa vararehtorin tehtävänkuvausta.