Yksi varauspäällikön tehtävistä on valvoa kumppaneita, jotka hoitavat hotellihuoneiden, konferenssikeskusten tai ravintoloiden varauksen. Hän saattaa myös koordinoida matkatoimistojen kanssa tarjotakseen alennettuja hintoja tai muita kannustimia. Tämä ammattilainen voisi myös seurata trendejä hotellien tai lomakohteiden käyttöasteissa suunnitellakseen tulevaa myyntiä näille yrityksille.
Tämä henkilö on usein vastuussa haastattelemasta ja palkkaamasta henkilöstöä, joka tekee varauksia hotelleihin, leirintäalueisiin, lomamökkeihin tai muihin majoitustiloihin. Hän voisi myös olla vastuussa pöytiin kiinnittämisestä hienoissa ravintoloissa, erityisesti tietyin kiireisinä aikoina tai lomien aikana. Paljon aikaa voidaan käyttää puhumalla asiakkaiden kanssa puhelimessa, mutta hän voi myös kommunikoida asiakkaiden kanssa verkossa tai henkilökohtaisesti.
Kun vieras on tyytymätön palveluunsa, hän voi pyytää puhumaan varauspäällikön kanssa. Tällä henkilöllä on yleensä oikeus alentaa maksuja tai päivittää palvelua asiakkaan tyytyväisyyden ylläpitämiseksi. Tämä ammattilainen voi myös olla vastuussa talletuksien palauttamisesta, jos asiakas haluaa muuttaa suunnitelmiaan epätyydyttävien olosuhteiden vuoksi.
Suuri osa johtajan ajasta voitaisiin käyttää tapaamiseen matkatoimistojen kanssa liiketoiminnan luomiseksi. Tätä työtä tekevä henkilö voi myös tarjota yritysjohtajille erikoispaketin vastineeksi siitä, että he varaavat konferenssin tai seminaarin tietystä paikasta. Tähän voi kuulua monissa tapauksissa audiovisuaalisten laitteiden käyttö, alennetut huoneet ja ilmaiset ateriat.
Varauspäällikkö pystyy tyypillisesti ennakoimaan hotellien tai muiden majoitustilojen tulevia käyttöasteita. Nämä tiedot voivat olla hyödyllisiä henkilöstöhenkilöstölle, koska he voivat paremmin ajoittaa tämän määrän käsittelemiseen tarvittavien työntekijöiden määrän. Se voi myös antaa hotellijohtajille käsityksen siitä, milloin he saattavat haluta tarjota erikoispaketteja kannustaakseen asiakkaita pysymään tiloissa.
Kandidaatin tutkinto matkoista tai matkailusta on yleensä edullinen niille, jotka etsivät tehtävää varauspäällikkönä. Aiempi kokemus hotellin vastaanotosta tai matkatoimistosta voi korvata tämän koulutuksen. Yleensä tarvitaan myös miellyttävää asennetta ja halua tehdä pitkiä päiviä.
Varauspäälliköllä on tärkeä rooli, jotta lomasta tulee miellyttävä ja mukava monille matkailijoille. Näillä työntekijöillä on mahdollisuus tavata monikansallisia ja -taustaisia ihmisiä. Tämä voi tarkoittaa, että tämä asema voisi olla hyvä uramahdollisuus niille, jotka työskentelevät hyvin erilaisten ihmisten kanssa.