Vastaanoton vastaanottovirkailija tervehtii kävijöitä heidän saapuessaan yritykseen, ja on usein ensimmäinen ääni, jonka ihmiset kuulevat soittaessaan yritykselle. Hän hoitaa yleensä myös useita hallinnollisia tehtäviä, kuten postin jakelua ja arkistointia. Työpaikasta riippuen tässä tehtävässä oleva henkilö voi erikoistua laskutukseen, varausten tekemiseen tai turvallisuuden auttamiseen. Hän voi työskennellä missä tahansa, missä on vieraanvarainen alue, tuotantolaitoksesta hotelliin.
tehtävät
Vastaanottovirkailijan päätehtävät ovat saada ihmiset tuntemaan olonsa tervetulleiksi, vastata kysymyksiin ja ohjata heidät rakennuksen muihin osiin. Tämän lisäksi useimmat tekevät toimistotöitä. He käsittelevät kirjallista kirjeenvaihtoa, ajoittavat tapaamisia, lähettävät ja välittävät sähköpostiviestejä, laativat raportteja ja pitävät toimiston sujuvasti. Kirjeiden ja pakettien valmistelu lähetystä varten on säännöllinen tehtävä, samoin kuin hyvien suhteiden luominen lähetys- ja kuriiripalveluihin.
Vastaanoton vastaanottovirkailijoilla, jotka ovat työskennelleet jonkin aikaa, voi olla muita tehtäviä, kuten kevyt kirjanpito ja mahdollisten myyjien tutkiminen. Tämä on erityisen yleistä yrityksissä, joilla ei ole muuta hallintohenkilöstöä, kuten sihteeri. Hän voi myös luoda raportteja ja laskentataulukoita ja auttaa järjestämään kokouksia. Joillakin yrityksillä on myös vastaanottovirkailijoita, jotka ylläpitävät tiedostoja muista työntekijöistä, mukaan lukien tiedot heidän läsnäolostaan ja suorituskykyarvioistaan.
erikoisalat
Vastaanoton vastaanottovirkailijoilla on joskus erikoistumisia työpaikan perusteella. Esimerkiksi asianajotoimistossa työskentelevällä voi olla oltava perustiedot laista, johon hänen yrityksensä on erikoistunut, kun taas lääkäritoimistossa työskentelevän on ehkä pystyttävä laskuttamaan lääketieteellisesti ja ymmärtämään perusteet sairausvakuutuksesta. Samoin hotellin vastaanottovirkailijan on kyettävä ottamaan varauksia ja ohjaamaan ihmisiä paikallisiin yrityksiin ja maamerkkeihin. Ne, jotka työskentelevät paikoissa, joissa valmistetaan konkreettisia tuotteita tai näyttelyitä, kuten tehdas tai museo, voivat johtaa kävijöitä myös retkille. Joissakin paikoissa saattaa olla myös ihmisiä, jotka ovat tässä tilanteessa avustamassa tietoturvassa kirjautumalla sisään ja ulos kävijöistä tai pyytämällä kävijöiltä henkilöllisyystodistuksia.
Henkilökohtaiset ja koulutukselliset vaatimukset
Vastaanoton vastaanottovirkailijan on oltava erittäin järjestäytynyt, ystävällinen ja mukaansatempaava. Hänen pitäisi pystyä monitehtäviin erittäin hyvin ja pystyä priorisoimaan projekteja tarvittaessa. Ero hyvän ja suuren vastaanottovirkailijan välillä johtuu usein hyvistä ongelmanratkaisutaidoista ja kyvystä olla vuorovaikutuksessa monenlaisten ihmisten kanssa.
Kaikkien tässä asemassa olevien on työskenneltävä hyvin tietokoneiden ja tietoliikennejärjestelmien kanssa. Hänen on otettava säännöllisesti yhteyttä työntekijöihin, asiakkaisiin ja toimittajiin, ja hänen on voitava soittaa, lähettää sähköpostia ja lähettää tekstiviestejä tarvittaessa. Vaikka se ei aina ole pakollista, web -videoneuvottelut ja Voice over IP (VoIP) -koulutus ovat plussaa.
Vastaanoton vastaanottovirkailijalle ei ole muodollisia koulutusvaatimuksia. Jotkut yritykset ottavat ihmisiä, joilla on vain ylioppilastutkinto, ja kouluttavat heitä työssä. Vähintään osakkuusyrityksen tutkinto voi kuitenkin suuresti lisätä henkilön mahdollisuuksia saada tämäntyyppinen työ, ja jotkut paikat vaativat kehittyneempiä tutkintoja.