Verkkopohjainen yhteistyö on teknologian edistysaskel, jonka ansiosta eri puolilta maailmaa asuvien henkilöiden ryhmä voi työskennellä yhdessä projektissa aivan kuin he istuisivat yhdessä samassa kotelossa. Tätä ilmiötä kutsutaan myös yleisesti verkkoyhteistyöksi, verkkoyhteistyöksi tai Internet -yhteistyöksi. Verkkopohjaiset yhteistyövälineet, kuten tiedostojen online-tallennus, verkkoneuvottelu ja reaaliaikainen muokkaus, mahdollistavat tiimin järjestäjien hyödyntää tiimin jäsenten vahvuuksia siellä, missä niitä eniten tarvitaan maantieteellisistä rajoituksista riippumatta. Tiimin yksittäisillä jäsenillä on pääsy tarvittaviin eri projektitiedostoihin, jolloin he voivat lukea ja muokata tiedostoja reaaliajassa.
Verkkopohjaisessa yhteistyössä käytettävä ohjelmisto palvelee monia tarkoituksia. Yksi tärkeä ominaisuus on sen kyky mahdollistaa reaaliaikainen viestintä yksittäisten tiimin jäsenten ja digitaalisen toiminnan pohjan välillä. Verkkopohjainen yhteistyöohjelmisto voi sisältää tekstipohjaisen ryhmäkeskustelun ja yksityisviestien kyvyt tai reaaliaikaisen ääni- ja videoneuvottelun. Tämä kyky kommunikoida tehokkaasti on yksi yhteistyöohjelmistojen tärkeimmistä ominaisuuksista: se pitää kaikki tiimin jäsenet keskittyneinä projektin eteenpäin.
Verkkopohjaisella yhteistyöohjelmistolla on myös mahdollisuus tallentaa ja muokata tiedostoja etäsijainnista. Vaikka jotkut yritykset voivat halutessaan tallentaa projektit kotipalvelimelle, johon paikallisen verkon tietokoneet pääsevät helposti käsiksi, pilvitallennustila on toinen vaihtoehto, joka voi olla hyödyllisempi verkkopohjaisissa yhteistyöhankkeissa. Pilvitallennustila mahdollistaa projektitiedostojen ja -asiakirjojen tallentamisen syrjäiseen paikkaan, johon pääsevät henkilöt, jotka tietävät näiden tiedostojen sijainnin ja joilla on oikeus käyttää niitä. Pilvipohjaisten tiedostojen tallennusmenetelmien käyttäminen on usein parempi kuin sisäinen tiedostojen tallennus, koska se poistaa osan kuormituksesta paikallisista verkkopalvelimista. Se pitää myös tiedostot turvassa toissijaisessa paikassa järjestelmän toimintahäiriön tai katastrofin sattuessa ja mahdollistaa helpon tavan tehdä yhteistyötä etätyöryhmän jäsenten kanssa uhraamatta paikallisen verkon turvallisuutta.
Toinen tärkeä verkkopohjaisen yhteistyöohjelmiston piirre on mahdollisuus muokata projektidokumentteja reaaliajassa. Reaaliaikaisten muutosten ansiosta tiimin jäsenet voivat toteuttaa projektimuutoksia lähes välittömästi, mikä vähentää kehitysaikaa ja parantaa tehokkuutta. Huippuluokan verkkopohjaisissa yhteistyötyökaluissa tämän reaaliaikaisen muokkaustoiminnon mukana voi olla myös muutosloki tai seurantajärjestelmä. Tällainen järjestelmä voi seurata, kuka teki tiettyjä muutoksia asiakirjaan ja mitä muutettiin, jos tiedosto on palautettava alkuperäiseen muotoonsa.