Viestintäjohtaja valvoo tiedonkulkua yrityksessä, voittoa tavoittelemattomassa järjestössä, valtion virastossa tai muussa yhteisössä. Tässä asemassa olevat ihmiset kehittävät ja toteuttavat strategioita ja suunnitelmia yrityksen viestin välittämiseksi. He neuvovat organisaation huippujohtajia suhdetoiminnassa ja sisäisessä viestintästrategiassa. Päävastuu organisaation imagon hallinnasta on viestintäjohtajalla.
Yksi viestintäjohtajan tärkeimmistä tehtävistä on mediasuhteiden hallinta. Hän on järjestön tärkein tiedottaja. Ohjaaja esittää kysymyksiä toimittajilta, järjestää lehdistötilaisuuksia ja roskapostia sekä kirjoittaa lehdistötiedotteita. Hän järjestää mediakoulutusta muille organisaation toimittajien kanssa puhumisesta. Johtaja pyrkii rakentamaan hyviä suhteita toimittajiin saadakseen positiivista julkisuutta organisaatiolleen.
Mediasuhteiden lisäksi viestintäjohtaja vastaa myös hallitusten ja yhteisöjen suhteista. Hän valvoo myönteisten suhteiden edistämistä valtion virkamiesten ja paikallisen yleisön kanssa. Joitakin esimerkkejä siitä, mitä tähän voi kuulua, ovat puhujan työvaliokunnan valvonta, paikallisyhteisön kokouksiin osallistuminen ja yhteisöä tukevien vapaaehtoisohjelmien toteuttaminen.
Monissa organisaatioissa työntekijöiden viestintä on myös viestintäjohtajan alaisuudessa. Johdon tapaamisten suunnittelu työntekijöiden kanssa sekä uutiskirjeiden ja muun tiedotusmateriaalin kirjoittaminen ovat esimerkkejä työntekijöiden viestintäroolista. Joillakin yrityksillä ja organisaatioilla tämä vastuu on kuitenkin henkilöresursseilla.
Yritysviestinnän johtajat valvovat usein markkinointiviestintää. Markkinointiviestintä sisältää kirjallisen vakuusmateriaalin kehittämisen, joka auttaa tuomaan uutta liiketoimintaa yritykseen. Markkinointivakuus sisältää myyntiesitteitä, valkoisia papereita, tapaustutkimuksia ja paljon muuta.
Voidakseen toimia tehokkaasti, tässä asemassa olevien ihmisten on ymmärrettävä kaikki sidosryhmät, joita heidän organisaationsa palvelee. Heidän on pysyttävä ajan tasalla siitä, mitä heidän organisaatiostaan sanotaan tiedotusvälineissä, ja tarvittaessa vastustettava negatiivista julkisuutta. Heidän on kyettävä toimimaan hyvin paineen alaisina, varsinkin jos ilmenee hätätilanne tai kriisi. Kriisi- ja hätäviestintäsuunnittelu on toinen erittäin tärkeä johtajan vastuualue.
Suuremmissa organisaatioissa viestintäjohtajalla on yleensä henkilöstö. Henkilökuntaan kuuluu usein johtajia ja heidän henkilöstöään kussakin viestintätoiminnassa. Organisaatiosta ja sen koosta riippuen viestintäjohtaja voi raportoida viestinnän varapresidentille tai olla huippukommunikaattori, joka raportoi organisaation johtajalle.
Yksityisellä sektorilla “viestintäjohtaja”, “viestintäjohtaja” tai “PR -johtaja” ovat yleisiä nimikkeitä tässä johtotehtävissä olevalle henkilölle. Hallitus käyttää usein “lehdistösihteeriä”. “Yleisten asioiden päällikköä” käytetään yleisesti armeijassa.