Yleensä lähetteen koordinaattori on terveydenhuollon hallintoammattilainen, joka työskentelee potilaiden ja terveydenhuollon ammattilaisten kanssa tapaamisten järjestämiseksi, vakuutuskysymysten tarkastamiseksi ja muuten lääketieteellisen käytännön sujuvan tukemiseksi. Käytännön koosta riippuen koordinaattorilla voi olla ylimääräisiä hallinnollisia vastuita tai hän voi erikoistua uusien ja palaavien potilaiden ensiavun ja seurantakäyntien järjestämiseen. Termiä ”viittauskoordinaattori” voidaan käyttää myös kuvaamaan muun tyyppisiä töitä, kuten asiakaslähetysten hallintaa myyntisuuntautuneelle yritykselle. Molemmissa tapauksissa koordinaattorilla tulee olla vahvat hallinto- ja organisointitaidot.
Kun hän työskentelee lääketieteen alalla, lähetteen koordinaattori on usein vastuussa puheluiden vastaanottamisesta potilailta, joiden on varattava aika saadakseen lääketieteellisiä palveluja. Tällaisissa tapauksissa koordinaattorin on ehkä käytettävä parhaan harkintansa mukaan priorisoidakseen tapaamispyyntöjä tietääkseen, milloin on hyvä kääntää soittaja sairaanhoitajan tai lääkärin puoleen saadakseen tarkempia neuvoja. Koordinaattori voi myös olla vastuussa seurannasta potilaiden kanssa varatakseen lisää tapaamisia tai tehtäviä potilaan tilan asianmukaisen hallinnan kannalta. Hän voi myös olla vastuussa yhteistyöstä vakuutusyhtiöiden kanssa varmistaakseen, että hoidot hyväksytään ennen tapaamisaikataulua.
Lähettämiskoordinaattoriksi lääketieteellisessä ympäristössä henkilöllä on tyypillisesti oltava ylioppilastutkinto ja jonkinlainen tausta toimistohallinnossa. Jotkut työnantajat voivat myös toivoa, että koordinaattorilla on jonkinlainen muodollinen koulutus ja tausta terveydenhuollon toimiston hallinnossa, ja pienemmät käytännöt saattavat haluta palkata lääkärin avustajan, joka hoitaa sekä lähetyskoordinaattorin työn että tarjoaa perusterveydenhuoltopalveluja. Kaikissa tapauksissa koordinaattorin on tunnettava terveydenhuollon yksityisyyttä ja luottamuksellisuutta koskevat lait.
Jotkut terveydenhuollon ulkopuoliset yritykset voivat palkata lähetyskoordinaattorin suorittamaan muita tehtäviä. Jos yritys luottaa suusanalliseen mainontaan ja palkitsee nykyisiä asiakkaita uuden liiketoiminnan ohjaamisesta, se yleensä tarvitsee hallintohenkilöstön, joka tarkastaa viittaukset ja kehittää prosessin korvauksen saamiseksi yritykselle lähettäneille. Lähetyskoordinaattori voi suorittaa myös muita toimistonhallintatehtäviä yrityksen tarpeen mukaan. Tämän tyyppisen viittauskoordinaattorin taidot voivat olla samanlaisia kuin terveydenhuollon alalla työskentelevät, koska he todennäköisesti tarvitsevat toimistotaitoja, mutta saattavat tarvita myös lisäkoulutusta ja kokemusta myynnistä ja markkinoinnista.