Vuokralaisten seulonta on tärkeä työkalu vuokranantajille ja kiinteistönhoitajille, jotta he voivat päättää, vuokraako yksikön tietylle henkilölle vai ei. Terveen järjen käyttäminen ja varoitusmerkkien tarkkailu on tärkeää, mutta ne eivät aina riitä ongelmallisten vuokralaisten välttämiseksi. Tiedot, kuten rikosrekisteritiedot, asuntorekisterit ja työn todentaminen, ovat osa hyvää vuokralaisen seulontaa, mikä voi merkittävästi vähentää ongelmien todennäköisyyttä vuokranantajalle myöhemmin.
Jotta vuokranantaja voisi saada täydellisen kuvan, on hyödyllistä hankkia tietoja eri lähteistä. Yksi olennainen osa vuokralaisten seulontaa on asuntotiedot. Vuokranantaja haluaa nähdä, onko mahdollinen vuokralainen koskaan häädetty. Yksittäinen häätö voidaan liittää lieventäviin olosuhteisiin, mutta useat häätöt ovat voimakas varoitusmerkki. Useimmat ongelmalliset vuokralaiset eivät kuitenkaan pääse häätötuomioistuimeen, joten ongelmallisten vuokralaisten raportit, jotka on kerätty hyvämaineiselta vuokralaisten seulontatoimistolta, auttavat täydentämään kuvaa.
Rikosrekisterit ovat toinen olennainen tieto. Kyky nähdä rikoshistoria on välttämätön arvioitaessa mahdollista vuokralaista. Monet vuokralaisten seulontavirastot järjestävät valtakunnallisia rikollisetsintöjä, jotka voivat olla erittäin arvokkaita. Usein pelkästään se, että jokainen hakija allekirjoittaa luvan rikosrekisterien etsimiseen, pelottaa pois ne, joille tämä olisi ongelma.
On myös tärkeää määrittää vuokralaisen taloudellinen vastuu. Oikea vuokralaisen seulonta sisältää tilannekuvan henkilön taloushistoriasta, velasta ja tietysti työllisyydestä. Tämän seulonnan osan tarkoituksena on varmistaa, että henkilö pystyy maksamaan koko vuokransa jatkuvasti ja tehdä sen ajoissa. Luottoraportti ja nykyinen palkkakappale ovat asioita, jotka vuokranantaja haluaisi saada, ja soittaminen henkilön työnantajalle on myös suositeltavaa.
Vuokralaisten seulontavirastot ovat olleet toiminnassa 1960 -luvun lopulta lähtien, ja ne perustettiin vastauksena siihen, että vuokranantajille ei tuolloin ollut saatavilla tietoa tulevista vuokralaisista. Rikosrekisterien kaltaisten asioiden hankkiminen vei niin paljon aikaa ja vaivaa, että useimmat vuokranantajat eivät tehneet sitä. Yleensä mitä pidempään seulontatoimisto on ollut toiminnassa, sitä maineikkaampi se on. Vuokralaisille maksetaan tällaisten palvelujen käytöstä maksu, mutta monet siirtävät tämän maksun vuokralaiselle takaisinmaksamattomana hakemusmaksuna. Tämä palvelee itse asiassa kahta tarkoitusta: vähentää vuokranantajan kustannuksia ja suodattaa pois vakavat vuokralaiset niiltä, jotka ovat satunnaisia ostajia.