Yritysmatkakonsultti toimii suurten yritysten matkatoimistona. Hänen on tutkittava ja järjestettävä matkajärjestelyt yksittäisille työntekijöille tai suurille ryhmätapahtumille, kuten liiketapaamisille. Nämä konsultit tarjoavat myös kulttuurineuvoja työntekijöille, jotka matkustavat kansainvälisesti, jotta he voivat kommunikoida tehokkaasti ulkomaalaisten kanssa.
Monilla suurilla yrityksillä on useita sivukonttoreita ympäri maailmaa; yritysmatka -konsultti ottaa yhteyttä paikallisiin hotelleihin sivuliikkeiden lähellä ja keskustelee yritysten hinnoista. Itse asiassa konsultti voi tehdä sopimuksen yrityksen ja hotellin välillä varmistaakseen, että tulevat varaukset turvataan sovittuun hintaan. Lisäksi hän voi keskustella ryhmähinnoista, jos useat yrityksen työntekijät käyttävät hotellia samanaikaisesti, esimerkiksi vuosittaisessa yhtiökokouksessa.
Ennen kuin suosittelee hotellia liikesopimukselle, yritysmatka -konsultti käy tyypillisesti hotellissa arviointia varten. Kokoushuoneiden ja hotellihuoneiden yleinen mukavuus ja laatu tarkistetaan sen varmistamiseksi, että ne sopivat hyvin yhtiölle. Konsultti voi tavata hotellin johdon keskustellakseen yrityksen mahdollisista erityistarpeista, kuten varata koko kerros huoneita suurelle yrityskokoukselle.
Kuljetuksen hotellille ja sieltä sekä matkan aikana järjestää yleensä yritysmatka -konsultti. Jokainen kaupunki tarjoaa erilaisia kuljetusmuotoja; konsultin on tutkittava ja valittava luotettavin, turvallisin ja kustannustehokkain matkustusmuoto. Usein yritysmatkakonsultti työskentelee tietyn autonvuokrausyrityksen kanssa ja luo sopimuksen. Tämä sopimus tarjoaa alennetun hinnan tietylle yritykselle matkustaville työntekijöille.
Matkustamiseen liittyy joitain riskejä, kuten jatkolennon myöhästyminen lentokentän viivästysten vuoksi. Yritysmatkakonsultti puuttuu asiaan matkustavan työntekijän puolesta ja suunnittelee vaihtoehtoisia matkasuunnitelmia. Tämän seurauksena työntekijä ohjataan ammattimaisesti toiseen kuljetusvälineeseen, jotta tärkeitä kokouksia ei peruuteta.
Kansainvälisen matkan tapauksessa konsultin on oltava perehtynyt paikallisiin tapoihin ja laillisesti vaadittuihin matkustusasiakirjoihin. Konsulttien tulee olla tietoisia kaikista passi- ja viisumilakeista, jotta kaikilla matkustavilla työntekijöillä on virtaviivainen matka maiden välillä. Joillakin alueilla voi olla tapoja, joista useimmat matkustajat eivät tiedä; konsultin tulee selittää loukkaavat termit tai eleet matkustaville työntekijöille, jotta heitä ei ymmärretä väärin vieraalla alueella. Esimerkiksi ”peukkua ylös” -eleen voidaan nähdä loukkaavana joissakin maissa.