Toimittajan yleistä suorituskykyä voidaan arvioida arvioimalla toimittajan laatu, hinta, toimitus ja palvelu. Suuremmissa organisaatioissa hankintaosasto voi jakaa kyselylomakkeen jokaiselle työntekijälle, joka käyttää hyväksyttyä ulkopuolista myyjää, ja pyytää työntekijää kommentoimaan kokemusta. Palaute syötetään tyypillisesti toimittajien hallintajärjestelmään, ja se muodostaa perustan toimittajien säännölliselle tarkastamiselle ja laadunvalvonnalle. Pienemmät yritykset saattavat käyttää kirjallista kyselyä tai epävirallista tarkastus- ja saldojärjestelmää. Joka tapauksessa myyjää arvioidaan yleensä määräajoin pitkälti samalla tavalla kuin työntekijää, jotta varmistetaan työn jatkuminen standardien mukaisesti.
Toimittajien hallinta tapahtuu jatkuvuudella, joka alkaa sopimuksesta suorituksista, joka sisältää selkeät ohjeet ja standardit. Ennen kuin otat virallisen toimittajan suorituskyvyn tarkastelun käyttöön, varmista, että olet sitoutunut ohjeiden kirjoittamiseen ja että myyjät ovat tietoisia odotuksistasi. Jos sinulla on työntekijöitä, jotka toimivat suoraan myyjien kanssa ja osallistuvat arviointiprosessiin, varmista, että he ovat myös tietoisia ohjeista. Suorituskykystandardin asettaminen etukäteen mahdollistaa johdonmukaisemman arvioinnin takaosassa ja poistaa osan subjektiivisuudesta prosessista, joka voi vääristää tuloksia epäoikeudenmukaisesti.
Arviointityökalu olisi laadittava. Tämä voi olla kirjallinen kysely tai kysely tai sarja kysymyksiä, jotka esitetään suullisessa haastattelussa. Osa työkalun suunnittelusta on sen hallintatavan määrittäminen. Toimittajan suorituskyvyn palaute voidaan kerätä jokaisen yhteydenoton jälkeen tai ajoittain. Jokaisen yhteydenoton jälkeen esitettävä kyselylomake voi olla lyhyempi, kun taas kysely, joka tarkastelee työntekijän kokemusta myyjän kanssa pidemmän ajan, saattaa vaatia tarkempia tietoja.
Arviointityökalun pitäisi pyytää palautetta laadusta, hinnasta, toimituksesta ja palvelusta. Laadun tulisi vastata arvioijan tyytyväisyyteen myyjän tavaroihin tai palveluihin. Hinnan tulisi kattaa tavaroiden tai palvelujen kokonaiskustannukset verrattuna niiden luontaiseen arvoon ja verrattuna muiden toimittajien käytön kustannuksiin. Toimituksen tulee ottaa huomioon saatavuus, läpimenoaika ja luotettavuus. Palvelun tulee arvioida myyjän reagointikykyä, ammattitaitoa, asiakaspalvelua ja standardien noudattamista.
Ehkä tärkein osa myyjän suorituskyvyn arviointiprosessia on järjestelmän luominen arviointityökalun tietojen keräämiseksi, yhteenvetoksi ja säilyttämiseksi. Pyydätpä sitten palautetta myyjien vuorovaikutuksesta kahdelta työntekijältä tai kahdelta sadalta, tulokset on syntetisoitava ja tislattava jonkinlaiseen luokkaan tai luokitukseen asteikolla, joka on hyväksyttävä tai hyväksyttävä. On ohjelmistopaketteja ja Internet-pohjaisia sisältöjärjestelmiä, jotka voivat helpottaa koko toimittajanhallintaprosessia, mutta voit tehdä työn myös käsin luomalla myyjälle tiedoston, keräämällä kyselyt, tarkistamalla tulokset ja antamalla luokituksen, joka määrittää, pysyykö toimittaja hyväksyttyjen toimittajien luettelossa.