Digitaaliset kopiokoneet ovat suurelta osin korvanneet analogiset kopiokoneet vakiotoimistolaitteiksi kaikkialla maailmassa. Edistynyt tekniikka on ympäristölle parempi kuin vanhat koneet, ja sitä voi myös olla helpompi ylläpitää ja korjata. Yhdistämällä asiakirjojen skannerin ja lasertulostimen toiminnot laite on mullistanut valokopioinnin.
Perinteiset tai analogiset kopiokoneet toimivat yhdistämällä positiivisesti varautunut rumpu ja negatiivisesti varautunut aine, nimeltään väriaine, luodakseen alkuperäisen asiakirjan kuvan uudelle paperille. Lisäkopioiden luomiseksi analogisten koneiden olisi kopioitava alkuperäinen joka kerta. Digitaaliset koneet toimivat kuin tietokoneen asiakirjaskanneri; ne tallentavat tiedot tiedostona, joka voidaan sitten tulostaa uudelleen, muuttaa tai tallentaa.
Tulostusmekanismi toimii kuin moderni lasertulostin. Tulostin muistaa nopeasti koko asiakirjan, joka on skannattu Raster Image Processor (RIP) -prosessorin avulla, ja luo sivun rasterimuistiin. Laser painaa linssien ja peilien kautta kuvaan paperin, joka näkyy sitten väriaineen läpi vastakkaisella varauksella.
Yksi digitaalisten kopiokoneiden eduista on mahdollisuus luoda useita kopioita yhdestä skannauksesta. Jos henkilö tarvitsee viisi kopiota viiden paperin paketista, hänen on suoritettava alkuperäinen vain kerran läpi ja kopiokone tuottaa kopiot vapaasti. Vaikka pienissä töissä tämä ei ehkä vaikuta ajan säästäjältä, kun henkilö tekee 100 tai 1,000 kopiota, se antaa hänelle mahdollisuuden poistua kopiokoneesta ja työskennellä muiden asioiden kanssa, kun se tekee työn loppuun.
Kuvan laatu on yleensä huomattavasti parempi digitaalisessa kopiokoneessa kuin analoginen malli. Käytetyn skannaustekniikan vuoksi kaksoiskappaleet voivat olla erottamattomia alkuperäisistä. Jos alkuperäinen asiakirja ei ole selkeä tai riittävän kirkas, näiden kopiokoneiden avulla käyttäjä voi myös muuttaa kopioiden voimakkuutta ja värikylläisyyttä, joten kaksoiskappaleet voivat itse asiassa näyttää paremmilta kuin alkuperäinen asiakirja.
Lähes kaikki markkinoilla olevat kopiokoneet käyttävät tällä hetkellä digitaalitekniikkaa. Kehittyneet ominaisuudet tekevät niistä nopeampia, hiljaisempia ja vähemmän aikaa vieviä käyttää tai asentaa kuin perinteiset versiot. Liiketoimintamallit voivat olla melko kalliita, ja hinnat nousevat lisäominaisuuksilla.
Lähes kaikki suuret kopiokoneiden valmistajat käyttävät yksinomaan digitaalitekniikkaa. Ostajien tulisi harkita huolellisesti liiketoimintansa tai yrityksensa tarpeita, kun he valitsevat kopiokoneen. Se voi olla yksi hyödyllisimmistä koneista koko toiminnassa, ja toimiston hallintoavustajat voivat nopeasti turhautua huonolaatuiseen koneeseen.