Internal Revenue Service (IRS) -lomaketta W-9 käytetään yleensä asianmukaisten tietojen keräämiseen Yhdysvaltojen riippumattomasta urakoitsijasta tai freelancerista. Tämä lomake tarjoaa virallisen tavan yrityksille ja liikemiehille turvata tunnistavat tiedot maksamistaan henkilöistä. Yritykset käyttävät keräämiään tietoja, kun he lähettävät vaaditut lomakkeet IRS: lle ja toimittavat tietolomakkeet urakoitsijalle. Yritys, joka palkkaa riippumattomia urakoitsijoita, pitää yhden näistä lomakkeista arkissa jokaista urakoitsijaa varten. Joskus rahoituslaitokset, jotka maksavat korkoja ja osinkoja, käyttävät myös W-9-lomaketta.
Oikea tapa käyttää W-9-lomaketta riippuu sitä käyttävän henkilön roolista. Jos yritys palkkaa riippumattomia urakoitsijoita tai freelancereita, se antaa tyhjän kopion lomakkeesta jokaiselle vuokraamalleen urakoitsijalle. Kun urakoitsija täyttää sen ja palauttaa sen yritykselle, se säilytetään yrityksen tiedostojärjestelmässä. Jos urakoitsija muuttaa tai kokee muita muutoksia, mukaan lukien yrityksen nimen muutos, hänen on määrä suorittaa uusi W-9.
Jos W-9-lomaketta käyttävä henkilö on itsenäinen urakoitsija tai freelancer, hänen tehtävänsä on täyttää lomake, allekirjoittaa ja päivämäärä ja palauttaa se sitä pyytäneelle yritykselle. Tähän kuuluu hänen koko nimensä ilmoittaminen sellaisena kuin se on hänen veroilmoituksessaan ja virallinen yrityksen nimi, jos hän käyttää sellaista. Riippumattoman urakoitsijan on myös valittava yritysorganisaatiotyyppi. Esimerkiksi henkilö, joka on yrityksensä ainoa omistaja tai yksinäinen freelancer, valitsee yleensä yksittäisen/yksinyrittäjän ruudun. On myös valintaruutuja yrityksille, kumppanuuksille ja osakeyhtiöille.
Seuraavaksi toimeksisaaja antaa täydellisen osoitteensa ja sosiaaliturvatunnuksensa. Jos hänellä on työnantajan tunnistenumero (EIN), hän voi antaa sen sosiaaliturvatunnuksen sijaan. Jos henkilö on vapautettu varojen ennakonpidätyksestä, hän valitsee myös “Vapautettu maksunsaaja” -ruudun.
Seuraava vaihe W-9-lomakkeen täyttämisessä on sen allekirjoittaminen. Kun henkilö allekirjoittaa tämän lomakkeen, hän vakuuttaa, että häntä ei koske varmuuskopiointi. Jos henkilö on pidätettävä varoista, yhtiö, joka maksaa hänelle rahaa, pidättää 28 prosenttia rahoistaan IRS: n puolesta. Tämä voi tapahtua, jos lomakkeessa annettujen tietojen ja IRS: n tietueiden välillä on eroja. Henkilö voi myös pidättää rahaa, jos hän on velkaa takaisin veroja ja hänelle on ilmoitettu, että hän on varovältää.