IT -budjetin laatiminen voi viedä enemmän aikaa ja ajattelua kuin muut seuraavan vuoden julkisen talouden suunnitelmasi kohteet. Vaikka jotkut kustannukset ovat kiinteitä, monet niistä on arvioitava. Esimerkiksi Internet -yhteyden kaltaiset kulut on helppo budjetoida, koska sinulla on todennäköisesti kiinteä korko lukittuna. Korjaus- ja ylläpitokustannukset on usein arvioitava, koska et koskaan tiedä, mikä laite hajoaa tai tarvitsee päivityksen . Suunnittele viettää ylimääräistä aikaa IT -budjetillesi, koska se voi auttaa estämään epämiellyttävät yllätykset seuraavien vuosineljännesten aikana.
IT -budjetin helpoimmat kohteet ovat kiinteät kustannukset. Nämä ovat kohteita, joiden hinnan tiedät ja joista voit saada lähes tarkan luvun. Kiinteähintaisiin tuotteisiin kuuluvat usein puhelin-, Internet- ja faksipalvelut. Jos sinulla on verkkosivusto, voit selvittää verkkotunnuksesi isännöintimaksut tulevalle vuodelle. Haluat sitten selvittää IT -budjetin kalleimmat kohteet. Yritä selvittää, tarvitsetko uusia tietokoneita, verkkopalvelimia tai muita tekniikan päivityksiä. Varmista, että sisällytät odottamasi teknologiapäivitykset ja ohjelmistopäivitykset. Jos sinun on palkattava asiantuntija uusien päivitysten asentamiseksi, sisällytä riittävästi varoja työhön.
Huolto ja korjaus on toinen tärkeä osa IT -budjetteja. Vaikka et voi ennustaa, milloin tekniikka hajoaa, voit olla varma, että se tapahtuu jossain vaiheessa sen elinkaaren aikana. Muista olla varovainen, kun kyse on IT -budjetin ylläpito- ja korjauskustannuksista. Sisällytä käteistä, joka varataan osien maksamiseen, sekä rahaa teknikon palkan maksamiseen tarvittaessa. Tarkista jokaisen budjettiin sisällytettävän kohteen osalta edellisen tilikauden kustannukset, jotta voit tehdä parempia arvioita.
IT -budjettisi tulisi sisältää myös palkat kaikille työntekijöille, jotka työskentelevät tietotekniikan parissa. Jos työntekijät odottavat palkankorotuksia, muista varata siihen budjetti. Jos sinulla on IT -osasto, saatat joutua ottamaan huomioon ylityötunnit, koska päivitysten tai muiden huoltotehtävien suorittaminen normaalien työaikojen aikana ei välttämättä ole tarkoituksenmukaista. Muista lisätä tyyny kaikkiin uusiin hallituksen toimeksiantoihin, kuten lisämaksuihin ja sairausvakuutuskustannuksiin.