Kustannustenhallintasuunnitelmassa luetellaan yksityiskohdat hankkeen odotetuista menoista. Yritykset voivat valmistella näitä suunnitelmia myös muille yrityksensä alueille sen tarkoituksesta riippuen. Kustannustenhallintasuunnitelman kehittämiseksi yrityksen johtoryhmä tunnistaa kustannuksia tuottavat toimet, luettelee projektille tarvittavat materiaalit, laatii aikataulun projektille ja ilmoittaa kustannusten mittaamiseen käytetyt mittarit ja mahdolliset vaihtelut. Suunnitelmaan voi sisältyä muita kohteita projektin koosta ja laajuudesta riippuen.
Kustannustoimintojen tunnistaminen on välttämätöntä sen varmistamiseksi, että yritys tiedottaa kaikista aloista, joihin se odottaa menoja. Tuotantotyyppisissä projekteissa nämä kustannukset sisältävät tyypillisesti tavaran tuottamiseen tarvittavat materiaalit ja työvoiman. Palvelupohjaisten hankkeiden painopiste on kuitenkin erilainen; yrityksen on tunnistettava alueet, kuten asiakaspalvelu, toimitus, liitännäispalvelut tai muut epäsuorat alueet, jotka lisäävät hankkeen kustannuksia.
Materiaalien luetteloiminen on välttämätöntä kustannusten hallintasuunnitelmaa varten, koska useimmat yritykset laativat budjetit näiden tietojen perusteella. Monet kustannuksiin perustuvat hankkeet toteutetaan tiettyinä aikoina vuoden aikana. Yrityksillä on budjettiraja näille hankkeille ja ne hyväksyvät yleensä yhden tai useamman, jotka täyttävät kustannustenhallintasuunnitelmassa luetellut kustannusrajoitukset. Yhtiö voi myös muuttaa suunnitelmaa saadakseen päätökseen lisää hankkeita ilmoitetun budjetin puitteissa.
Yritysten on myös kerrottava yksityiskohtaisesti, miten ne seuraavat suunnitelmaansa liittyviä kustannuksia. Tämä voi sisältää projektissa käytettyjen materiaalien ja työvoiman kustannusten seurannan ilmoittamalla todelliset kustannukset. Satunnaiset esineet voivat vaatia erilaisia mittaustekniikoita. Jos yritys esimerkiksi käyttää uuden projektin työntekijöitä erilliseltä osastolta, se voi käyttää prosenttimäärää vastaavien kustannusten laskemiseen. Kustannustenhallintasuunnitelmassa voidaan ilmoittaa, että 25 prosenttia IT -osaston työvoimasta menee uutta hanketta vastaan.
Muita kustannusten hallintasuunnitelmaan sisällytettäviä kohteita ovat suunnitelman aikajana ja varianssianalyysi. Aikataulu auttaa välttämään kustannusten ylittämistä ja varmistamaan, että hankkeet pysyvät kannattavina. joillakin aloilla, kuten rakentamisessa, aikataulut ovat välttämättömiä maksun saamiseksi. Tämä prosessi auttaa kompensoimaan projektinhallintasuunnitelman varhaisia kustannuksia.
Varianssimittauksia tarvitaan myös sen selvittämiseksi, miksi kustannustenhallintasuunnitelmassa voi olla kustannusten ylittyminen. Yritykset voivat sitten verrata suunnitelmaa todellisiin menoihin ja määrittää syyn näiden kahden eroihin.