Ammatillisen ehdotuksen kirjoittamisen ei tarvitse olla vaikeaa, jos pidät mielessäsi useita tärkeitä näkökohtia. Vastusta ensin pakotetta kirjoittaa ja tehdä vaikutusta esimerkiksi käyttämällä hienoja kieliä tai teknistä ammattikieltä. Käytä sen sijaan selkeää kieltä, joka selittää selvästi, mitä lukijasi haluavat ja tarvitsevat tietää ehdotuksestasi. Toiseksi, muista tarkistaa yksityiskohdat, kuten varmistaa, ettei ehdotuksessasi ole kirjoitus- tai virheitä. Kolmanneksi, muista, että ammatillisen ehdotuksesi kirjoittamisen tavoitteena on saada lukijat antamaan sinulle työtä, joten muista noudattaa heidän ehdotuspyyntönsä (RFP) ohjeita ja vakuuttaa heidät siitä, että sinä ja yrityksesi annatte juuri sen, mitä he tarvitsevat.
Aloita ehdotuksesi kirjoittaminen huomauttamalla, mitä lukijasi odottavat sinun käsittelevän ehdotuksessa. Yritä nähdä ehdotus heidän näkökulmastaan, koska yrität myydä ideasi heille. Miten vastaat heidän tarpeisiinsa? Mitä etuja he saavat, kun he valitsevat yrityksesi työskentelemään heille toisen yrityksen sijaan? Mitä työtä olet tehnyt aiemmin, mikä tekee sinusta ja ideastasi täsmälleen sopivan tähän tarjousehdotukseen?
Kun olet vastannut tällaisiin kysymyksiin, tee lisää muistiinpanoja, jotta sinulla on karkea mutta selkeä kuva siitä, mitä sisällytät tarjouspyyntöön tai muuhun ehdotukseen, kuten aloitteeseesi. Järjestä ja laajenna seuraavaksi tiedot, jotka sisällytät ammatilliseen ehdotukseesi. Jos käytät ehdotusmallia, päätä, miten voit järjestää sisältösi parhaiten sen rakenteeseen. Muussa tapauksessa voit halutessasi tarkastella esimerkkiehdotuksia yrityskirjoista tai verkkohauista, jotta saat käsityksen siitä, miten voit esittää ehdotustietosi vakuuttavasti.
Ammatillisen ehdotuksesi suunnittelun ja asettelun tulisi sopia teollisuudelle ja yritykselle. Kansilehden tulee sisältää nimesi ja yhteystietosi sekä mielenkiintoinen kuva, joka kiinnostaa lukijaasi ideastasi. Yhden sivun tiivistelmä, jossa hahmotellaan hankkeen tavoitteet ja tulokset, tulee yleensä kansilehden jälkeen. Monet ammatilliset ehdotusten kirjoittajat suosittelevat tiivistelmän kirjoittamista viimeiseksi, jotta voit tiivistää ehdotuksesi vakuuttavasti ja tarkasti.
Visuaaliset liitteet kirjallisiin ehdotuksiin ovat välttämättömiä nykypäivän liike -elämässä. Pidä ne kuitenkin osana ammatillista ehdotustasi ja varmista, että ne edistävät sitä sen sijaan, että vähentäisivät sitä. Grafiikan tukeminen voi lisätä tekstisi vakuuttavuutta ja pitää sen mielenkiintoisena. Harkitse hyödyllisten kaavioiden ja kaavioiden sisällyttämistä asiaankuuluviin tilastotietoihin. Yrityksesi nimen, logon, tunnuslauseen ja yhteystietojen tulisi näkyä ammattimaisesti ehdotuksessasi.
Ammattitaitoiset kirjoittajat ymmärtävät, miten kirjoittaa vastatakseen kysymyksiin, joita he odottavat lukijoiltaan. Lue ehdotuksesi ensimmäinen luonnos läpi ja varmista, että olet vastannut kaikkiin kysymyksiin, joita voit ennakoida yleisöllesi. Harkitse hintatarjoustasi uudelleen ja tee siitä kilpailukykyinen, mutta älä mene liian alhaiseksi saadaksesi työpaikan, koska tämä toimii omia tavoitteitasi vastaan. Hyvä sivukohde ammatilliselle ehdotukselle on kymmenen sivua, vaikka joissakin ehdotuksissa on 15 sivua tai enemmän. Ehdotusten tulee olla yksityiskohtaisia ja perusteellisia, mutta jos ne ovat myös ytimekkäitä, ne voivat pitää lukijan niitissä.