Asiakastyytyväisyyskirjeen on sisällettävä yksityiskohtaisia tietoja tilanteesta ja haluttu ratkaisu, olipa kyseessä sitten ylistys tai ylittävä työntekijä tai viallisen tuotteen korvaaminen. Tämän tyyppisten palautekirjeiden tulee olla lyhyitä, koska henkilökunnan on ehkä luettava suuri määrä läpi joka päivä. On myös tärkeää antaa yhteystiedot, jotta yritys voi vastata.
Olipa kokemus positiivinen tai negatiivinen, se auttaa antamaan mahdollisimman paljon tietoa, mukaan lukien tapahtuman päivämäärä, kellonaika ja sijainti. Asiakastyytyväisyyskirjeessä on myös kerrottava tapahtuma ja nimettävä mahdolliset henkilöstön jäsenet. Kaikki muut asiaankuuluvat tiedot on sisällytettävä, jotta yrityksellä on täydellinen yleiskuva tapahtuneesta ja siitä, ketkä olivat mukana.
Jos kyseessä on valituskirje, jossa halutaan valittaa asiasta ja saada ratkaisu, se voi auttaa keskustelemaan siitä, mitä tuolloin tehtiin. Asiakastyytyväisyyskirje voi osoittaa, että asiakas on pyytänyt esimieheltä apua tai huomauttanut korjaajalle viallisen korjauksen ongelmasta eikä saanut vastausta. Jos kirjeen kirjoittaja otti yhteyttä johonkin muuhun yritykseen eikä saanut tyydyttävää tulosta, tästä on myös keskusteltava.
Kun tiedot on esitetty yhdestä kahteen kappaleeseen, kirjeen kirjoittaja voi sisällyttää kappaleen keskustellakseen siitä, millaista ratkaisua halutaan. Tämä voi olla hyvitys, kuponki, korjaus tai muu ratkaisu. Asiakastyytyväisyyskirjeen ei pitäisi olla kohtuutonta, mutta sen pitäisi tehdä selväksi asiakkaan tavoitteet. Tilanteessa, jossa asiakas haluaa lisäkorvausta, kuten sähkökomponentin vaihto, joka epäonnistui, koska ylijännitesuoja ei toiminut oikein, asiakkaan on toimitettava kuitit, kuten asiakirjat, väitteen tueksi.
Kun asiakastyytyväisyyskirje ilmaisee tyytyväisyytensä palvelutasoon, voi olla hyödyllistä antaa hieman tietoa siitä, miksi asiakas on tyytyväinen. Tämä palaute voidaan välittää työntekijälle, ja se voidaan ottaa huomioon myös työntekijöiden koulutuksessa ja yrityksen käytännöissä. Jos esimerkiksi matkustamomies teki lentokoneen lennosta erityisen nautittavan, se voi auttaa tietämään miksi, joten lentoyhtiö voi suositella, että muut lentoemännät seuraavat esimerkkiä.
Asiakastyytyväisyyskirjeen lopussa kirjoittaja voi lisätä yhteystietoja. Jos kopioita lähetetään muille, tämä voidaan merkitä CC: llä ja muiden vastaanottajien yhteystiedoilla. On suositeltavaa lukea kirje uudelleen virheiden varalta ennen lähettämistä, ja se auttaa pitämään kielen neutraalina, koska yritykset voivat jättää huomiotta loukkaavat tai aggressiiviset valitukset.