Aukkoanalyysiraportin tarkoituksen ymmärtämisen kehittäminen on tyypillisesti ensimmäinen askel hyödyllisen asiakirjan kirjoittamisessa. Kuiluanalyysiraportissa tarkastellaan kuilua yrityksen nykytilanteen ja sen tavoitteiden välillä. Nämä tiedot voivat auttaa organisaatiota hahmottamaan suunnitelman tavoitteiden saavuttamiseksi. Kuiluanalyysiraportissa tarkastellaan myös yhteisön historiaa sen määrittämiseksi, miten se saavutti nykyisen tilansa. Tämä voi auttaa suunnittelijoita määrittämään, mitkä menetelmät ovat toivottavimpia parannusten tekemiseksi.
Aukkoanalyysiraportin kirjoittamisen ensisijainen tavoite on yleensä osoittaa ymmärrys kunkin organisaation elementin vaikutuksesta. Tämä on tehokas tapa löytää yksilöitä, osastoja ja toimintoja, jotka haittaavat organisaation tavoitteiden saavuttamista. Vaikka voi olla hyödyllistä seurata, kuinka hyvin organisaation osa toimii itsessään, yleisenä tarkoituksena on määrittää, miten kukin näistä osista vaikuttaa koko toimintaan.
Useimmissa tapauksissa tiimi laatii aukkoanalyysiraportin. Tämä johtuu osittain perusteellisen analyysin tekemiseen vaadittavasta työmäärästä. Se on myös hyvä tapa varmistaa, että raportti ei heijasta yhden henkilön näkemystä. Tietoja aukkoanalyysiraportteja varten voidaan kerätä haastattelujen, kyselyjen ja esimerkiksi kirjanpidon ja taloushallinnon ja henkilöresurssien avulla.
Yksi aukkoanalyysiraportin keskeisistä elementeistä on ongelmailmoitus. Tämä on yhteenveto kiireellisimmistä ongelmista, jotka estävät organisaatiota saavuttamasta tavoitteitaan. Nämä asiat sisällytetään suunnitelmaan, jotta ne olisivat lähtökohta parannusten tekemiselle.
Tietojen keräämisen jälkeen voidaan tehdä suunnitelma organisaation nykyisen ja halutun tilan välisen kuilun sulkemiseksi. Jotkut asiat, jotka voidaan ottaa huomioon suunnitelmaa suunniteltaessa, sisältävät tarvittavat resurssit, kuten rahaa, aikaa ja ihmisiä. Suunnitelma voi myös kuvata mitä työkaluja tai muita materiaaleja tarvitaan ja mahdollisesti miten ne voidaan hankkia.
Aukkoanalyysiraportissa kuvataan myös tyypillisesti, mitä prosessia tulisi noudattaa, jotta organisaatio saavuttaa tavoitteensa. Tämä voi sisältää aikatauluja, määräaikoja ja menestyksen mittaamisen mittareita. Analyysi sisältää myös usein vertailuarvoja tietyille tavoitteille, jotta edistyminen on tasaista ja johdonmukaista.
Jotkut organisaatiot käyttävät toisenlaista analyysiä määrittääkseen, mitä toimenpiteitä on tehtävä aukon sulkemiseksi. Tässä tarkastellaan tiettyyn yritykseen liittyviä vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia (SWOT), ja sitä kutsutaan SWOT -analyysiksi. Ymmärtämällä nämä yrityksen yleiset ominaisuudet ja syyt puutteeseen voidaan tehdä kattava edistymissuunnitelma.