Ehdotuksen laatimiseen tarvittavat strategiat riippuvat usein ehdotuksen luonteesta. Vaikka tekijöitä on erilaisia, kaikissa ehdotuksissa on oltava joitakin peruselementtejä. Tämä sisältää miksi teet hankkeen, millainen projekti on, miten se toteutetaan, henkilöt, jotka suorittavat projektin loppuun, missä se tehdään, kuinka kauan se kestää ja kuinka paljon se maksaa.
Ennen kuin kirjoitat ehdotuksen, sinun on järjestettävä ajatuksesi. Spontaanisti kirjoittaminen voi johtaa kiireelliseen ehdotukseen, jossa tärkeät elementit jätetään pois. Ehdotuksen tulee olla johdonmukainen, informatiivinen ja mielenkiintoinen.
Viime kädessä tiivistelmä näkyy ensin, mutta ehdotusta valmisteltaessa se on kirjoitettava viimeisenä. Tiivistelmä on tiivistelmä koko ehdotuksesta, joten vaikka se on ensimmäinen osio, jonka tarkastaja näkee, on parasta kirjoittaa se sen jälkeen, kun olet täysin ymmärtänyt ehdotuksen sisällön. Tiivistelmän on sisällettävä hankkeen tavoitteet, tarve ja menetelmät. Sen tulisi olla vähintään 750 sanaa ja mahtua yhdelle sivulle.
Jotta ehdotus voitaisiin kirjoittaa tehokkaasti, hankkeen tarve on ilmoitettava. Tämä osio on kuvaus siitä, mitä käsittelet ja miksi se on tärkeää. Käytä tilastotietoja ja muita tukityökaluja väittämäsi esittämiseen. Jos haet sponsorointia, kerro miksi sponsorin pitäisi rahoittaa sinua.
Ilmoita tavoite ilmoittamalla hankkeen odotettu tulos. Jotta ehdotus voitaisiin kirjoittaa vakuuttavasti, on tarpeen mainita tavoite toimenpiteiden kannalta. Tämä korostaa tarkalleen, mitä aiot tehdä, kenelle suoritat tehtävän, kuinka paljon ja milloin tehtävä suoritetaan. Sisällytä myös lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet.
Ehdotuksen kirjoittamiseksi yksilön on oltava päättäväinen, jotta se voi täyttää ehdotuksen pisin ja kriittisin osa – “menetelmät”. Tämä on rasittavin osa, mutta sillä on myös suurin arvo. Se on toimintasuunnitelma, jossa hahmotellaan, miten tavoitteet saavutetaan.
Kun kirjoitat ehdotusta, muista, että pätevyytesi arvioidaan. Näytä asiaan liittyvä kokemus ja kuvaile kaikki asiaankuuluvat tilat ja laitteet. Luettele kaikki tärkeät henkilöt, jotka ovat suostuneet työskentelemään projektin parissa, ja liitä mukaan ansioluettelosi. Näytä kuinka paljon projekti maksaa; jakaa talousarvio palkoihin, luontoiseduihin, tarvikkeisiin, matkoihin, laitteisiin ja ilmoittaa mahdolliset välilliset kustannukset.