Ehdotuskirjeen kirjoittaminen on monella tapaa kuin mikä tahansa muu yrityskirjoitus. Selkeä, ytimekäs ja tarkka kirjoitus on tärkeää kaikille yritysasiakirjoille. Liike -ehdotukset edellyttävät kuitenkin erityisiä osia, kuten ehdotuksen saatekirje. Ehdotuskirje, aivan kuten ansioluettelon saatekirje, toimii kohteliaana johdantona tiettyyn ehdotukseen. Aktiivisen äänen käyttäminen, hyväksytyn liikekirjoitusetiketin noudattaminen ja lukijan rajoitetun ajan arvostamisen osoittaminen ovat ensiarvoisen tärkeitä onnistuneen vastauksen kannalta.
Usein, kun suuret organisaatiot lähettävät useita hankkeita koskevia pyyntöjä, ehdotuksen saatekirjeellä kerrotaan lukijalle, mihin ehdotuspyyntöön (RFP) asiakirja vastaa. Jos ammattilaisten tai yritysten välillä ei ole yhteyttä, ehdotuskirje toimii sekä johdantona että tilaisuutena tehdä hyvä ensivaikutelma. Kun suhde on jo olemassa, saatekirje voi toimia tilaisuutena kehua, ilmaista arvostusta tai laajentaa hyvää tahtoa molempien osapuolten välillä.
Riippumatta siitä, onko osapuolten välinen suhde vai ei, jokaisen ehdotuskirjeen tulee noudattaa asianmukaista liike -elämän etikettiä. Esimerkiksi asiakirja on muotoiltava asianmukaisilla otsikoilla, siisteillä marginaaleilla ja vakiokirjasimella tai fontilla. Kirjeen osoittaminen oikealle yhteyshenkilölle ja asiakkaiden kulttuurille hyväksyttävän ammattimaisen tervehdyksen käyttö on odotettavissa. Väärät yhteystiedot tai liian epävirallinen tervehdys voivat vaikuttaa siihen, luetaanko ehdotuskirje vai hylätäänkö se.
Oikean etiketin lisäksi ehdotuskirjeen sävy on myös tärkeä. Muodolliset, mutta henkilökohtaiset lähestymistavat toimivat yleensä parhaiten länsimaisissa kulttuureissa, ja jotkut liikesuhteet mahdollistavat epävirallisen sävyn. Itäiset kulttuurit suosivat tyypillisesti, vaikkakaan ei aina, muodollista, ammattimaista lähestymistapaa. Jos oikean sävyn suhteen on epäilyksiä, muodollinen ja ammattimainen lähestymistapa on paras.
Vaikka mikään ehdotuskirje ei takaa hyväksymistä, aktiivisen äänen ja ytimekkään kirjoituksen käyttö parantaa kertoimia. Älä käytä kahta tai kolmea sanaa, kun yksi riittää. Lyhyet, yksinkertaiset lauseet ovat parempia kuin pitkät, monimutkaiset kappaleet. Aktiivinen ääni kuvaa selkeyttä ja luottamusta, joten vältä “olla” -verbejä kirjoituksessasi. Vältä lauseita, kuten “jos haluat” tai “saatat mieluummin”. Valitse sen sijaan vahvoja toimintaverbejä ja suoria toimintakehotuksia.
Ehdotuskirjeen sisältö vaihtelee projektin ja liikesuhteen mukaan. Yksi yleinen virhe, jonka ammattilaiset tekevät saatekirjeen kirjoittamisessa, on hajauttaa tai tehdä yhteenveto saateasiakirjoissa olevista tiedoista. Muista, että useimmat yritysammattilaiset ovat rajallisia ajallaan. Kunnioita lukijan aikaa äläkä vain muotoile ehdotuksesi sisältöä uudelleen. Kirjoita kirjeesi sen sijaan kasvotusten esittely: mitä sanoisit tai miten esittelisit itsesi henkilökohtaisesti ennen ehdotusasiakirjan luovuttamista?