Käytännöt ovat muodollisia työtehtäviä, jotka muistuttavat harjoittelujaksoja ja vaativat saatekirjeen, kuten muutkin työt. Käytännön kirjeen kirjoittamiseksi yksilöiden on hankittava tietoja asemasta ja yrityksestä, verrattava yrityksen tarpeita siihen, mitä he voivat tarjota, sisällyttämään yhteystiedot, selittämään, miksi he kirjoittavat ja miten he ovat päteviä, miten he täyttävät käytäntö, pyydä haastattelua samalla kun kutsut kirjeenvaihtoa ja tarjoa virallinen päätös, jossa kerrotaan kaikki liitteet. Tämä ei ole paljon eri asia kuin yleisen työn saatekirjeen kirjoittaminen. Kirjeen pituus saa olla enintään yksi tai kaksi sivua.
Käytännön kirje, joka on samanlainen kuin muut työn saatekirjeet, tulee aina räätälöidä organisaatiolle tai virastolle, jossa henkilö haluaa työskennellä. Näin ollen ensimmäinen askel näiden asiakirjojen kirjoittamisessa on saada joitakin tietoja paitsi käytettävissä olevasta käytännön asemasta, myös yrityksestä tai virastosta yleensä. Yrityksen tuotteita ja palveluita tarkasteltaessa liiketoiminnan missiolausunto ja jopa yhtiön nykyinen osakekurssi ovat kaikki hyviä tapoja varmistaa, miten liiketoiminta sujuu ja miten käytännön tehtävät sopivat viraston tavoitteiden yleiseen laajuuteen.
Tarkastele seuraavaksi perusteellisesti harjoittelun lähettämistä ja tunnista tarkat taidot, tiedot tai kyvyt, jotka menestyneellä hakijalla pitäisi olla tehtävään. Tämän avulla henkilö voi verrata mitä yritys haluaa siihen, mitä hän voi tarjota. Tavoitteena on osoittaa yritykselle, että ehdokas soveltuu hyvin koulutukseen ja kokemukseen.
Kun henkilö on selvittänyt yrityksen vaatimukset täyttäviä taitoja, tietoja ja kykyjä, on aika siirtyä käytännön kirjeen fyysiseen kirjoittamiseen. Virallisena kirjeenvaihtona asiakirjassa tulee olla yhden tuuman marginaalit, vähintään 12 pisteen fontti ja lohkokappaleet, joissa on yksi riviväli. Ehdokkaan yhteystiedot on sisällytettävä, joko vasemmalle perusteltu kirjeen yläosaan tai vasemmalle perusteltu ehdokkaan kirjoitetun nimen alapuolelle. Vastaanottajan yhteystiedot ovat aina ylhäällä, ehdokkaan osoitteen alla, jos sellaisia on. Kirjeessä tulisi myös olla päivämäärä ja otsikkorivit sekä tietylle henkilölle osoitettu tervehdys.
Käytännön kirjeen ensimmäisen kappaleen tarkoituksena on selittää kirjeen tarkoitus ja se, miten ehdokas kuuli harjoittelukannasta. Tämä kappale ilmaisee myös kiinnostuksen työskennellä yrityksessä. Toisessa kappaleessa ehdokas voi perehtyä tarkemmin koulutukseensa, kokemukseensa ja taitoihinsa yhdistämällä ne siihen, mitä yritys vaatii hakijoilta. Osa tästä osasta voidaan ilmaista luodipisteillä haluttaessa, mutta sisällön tulee aina kuvata, mitä ehdokas on saavuttanut tai voi tehdä ja kenen kanssa eikä kenen kanssa ehdokas on – eli käytä verbejä, ei adjektiiveja ja adjektiivilauseita.
Kun on selvää, että ehdokas on pätevä ja sopii hyvin harjoittelutehtävään, hakijan tulee selventää käytännön yksityiskohtia, kuten aloitus- ja päättymispäivät tai tutkintovaatimukset. Hänen tulisi selittää, miten hän voi noudattaa näitä tietoja, kuten saada kandidaatin tutkinnon kuukautta ennen harjoittelun alkua. Jos mahdollisia ristiriitoja ilmenee, hakijan on keskusteltava siitä, miten hän aikoo ratkaista nämä ongelmat.
Harjoituskirjeen viimeisessä kappaleessa ilmaistaan, että ottaen huomioon kaikki muu, mitä ehdokas on keskustellut, hän kokee olevansa hyvin sopiva harjoitteluun ja nauttisi mahdollisuudesta haastatella työtä. Tässä osassa ilmaistaan myös vastaanottajalle kiitollisuus kirjeen lukemisesta ja harkitsemisesta sekä selitetään paras tapa ottaa yhteyttä ehdokkaaseen. Jos harjoittelun lähettäminen vaati ansioluetteloa tai muita asiakirjoja tehtävään hakemiseen, viimeisessä kappaleessa todetaan, että nämä asiat ovat myös kirjeen mukana.
Käytännön kirjeen viimeiset elementit ovat viimeinen lause, kuten “Ystävällisin terveisin”, ehdokkaan koko nimi ja kotelorivi, joka osoittaa mahdollisten koteloiden määrän tai tyypin. Näiden osien sisällyttämisen jälkeen hakijan tulee oikaista kirje typografisia ja kielioppivirheitä varten. Tässä vaiheessa kirje on valmis tulostettavaksi ja lähetettäväksi.